Anträge Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Anträge. Einen internen Antrag erstellen Voraussetzung: Sie sind berechtigtes Mitglied des Gremiums. Öffnen Sie Gremien → Ihr Gremium → Anträge . Wählen Sie Antragstool oder Antrag erstellen . Tragen Sie Ersteller / Autor und Antragstitel ein. Wählen Sie die Antragsart . Schreiben Sie den Antragstext im Editor. Ergänzen Sie die Begründung im zweiten Editor. Fügen Sie bei Bedarf unter Anlagen passende Dateien hinzu. Prüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf Antrag erstellen . Kürzel Bedeutung A Antrag ÄA Änderungsantrag NF Neufassung Ergebnis: Actora erstellt ein DOCX-Dokument und legt den Antrag im Antragsverzeichnis des Gremiums ab. Er ist keinem Sitzungstermin automatisch zugeordnet. Wenn er beraten werden soll, ergänzen Sie den passenden TOP in der Tagesordnung. Schriftart und Schriftgröße sind auch in diesem Editor vorgegeben. Inhalt und Begründung dürfen jeweils höchstens 15.000 Zeichen umfassen. Optionale interne Anlagen Sie können maximal drei Dateien mit jeweils 2 MB hinzufügen. Unterstützt sind PDF, DOCX, PNG und JPEG. Für Bilddateien gelten zusätzlich die angezeigten Pixelgrenzen. Bilder werden ins Word-Dokument eingefügt; PDF- und Word-Anlagen erscheinen im Anlagenverzeichnis und stehen separat zum Download bereit. Das öffentliche Antragstool hat in Version 1.5.2 keinen Dateiupload . Die Anlagenfunktion gehört zum internen Formular. Anträge im Verzeichnis finden und bearbeiten Ziel: Eingegangene Word-Dokumente im gemeinsamen Gremium verwalten. Öffnen Sie Gremien → Ihr Gremium → Anträge . Wählen Sie Antragsverzeichnis . Die Anträge stehen unter ihrem Eingangsmonat . Die neuesten Eingänge werden zuerst angezeigt; maßgeblich ist Europe/Berlin. Nutzen Sie Anträge suchen , um nach Titel oder Autor zu filtern. Klicken Sie auf Word herunterladen , um die DOCX-Datei zu speichern. Öffnen Sie bei Bedarf Anlagen , um zusätzliche Dateien herunterzuladen. Einen Antrag bearbeiten Wählen Sie beim Antrag Bearbeiten . Ändern Sie Autor, Titel, Art, Text oder Begründung und prüfen Sie die Anlagen. Wählen Sie Änderungen speichern . Laden Sie die aktualisierte Word-Datei aus dem Verzeichnis herunter. Der ursprüngliche Eingangsmonat und die Speicherfrist ändern sich durch das Bearbeiten nicht. Bei einer zwischenzeitlichen Änderung durch eine andere Person sichern Sie Ihre Eingaben und laden den aktuellen Stand neu. Einen Antrag löschen Öffnen Sie Weitere Aktionen . Wählen Sie Antrag löschen . Prüfen und bestätigen Sie die Löschung. Alle berechtigten Mitglieder dieses Gremiums können Anträge lesen, bearbeiten, herunterladen und löschen. Der Antrag und die zugehörigen Dateien werden bei einer Löschung aus der aktiven Ablage entfernt. Laden Sie benötigte Unterlagen vorher herunter. Das Verzeichnis ist kein unbegrenztes Langzeitarchiv. Ein öffentliches Antragstool für das Gremium aktivieren Voraussetzung: Sie haben das Gremium angelegt oder besitzen den berechtigten Administrationszugriff. Öffnen Sie Gremien → Ihr Gremium → Anträge . Wählen Sie den Reiter Öffentliche Seite . Tragen Sie die HTTPS-Adresse von Actora ein, beispielsweise https://actora.example.invalid/index.php . Nutzen Sie Ihre echte Adresse ohne ? und nachfolgende Parameter. Wenn Sie die Seite in SharePoint einbetten möchten, ergänzen Sie die SharePoint-Domain , beispielsweise https://ihrtenant.sharepoint.com . Tragen Sie keinen Seitenpfad ein. Lesen und bestätigen Sie die Erklärung zum öffentlichen Zugang. Klicken Sie auf Öffentliche Seite aktivieren . Kopieren Sie den Freigabelink oder öffnen Sie Seite öffnen zur Prüfung. Für SharePoint kopieren Sie den Einbettungscode und folgen dieser Einbettungsanleitung (siehe Kapitel „Öffentliche Tagesordnung und SharePoint“, Seite „Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten“). Der öffentliche Antragseingang gehört genau zu diesem Gremium. Eine Microsoft-App ist dafür nicht erforderlich. Ohne SharePoint-Einbettung kann die SharePoint-Domain leer bleiben. Den Zugang richtig einordnen Jede Person mit dem Freigabelink kann Anträge einreichen. Ein Autorname wird eingegeben, aber nicht als Identität überprüft. Der SharePoint-Login schützt die direkt aufrufbare Actora-Seite nicht. Die Nichtindexierung fordert Suchmaschinen auf, die Seite nicht zu listen; sie ist kein Zugangsschutz. Der Freigabelink hat keine Einreichungsfrist . Eingegangene Anträge haben trotzdem die eingestellte Speicherfrist. Andere Anträge sind öffentlich nicht abrufbar. Mit Neuen Link erstellen sperren Sie den bisherigen Link. Aktualisieren Sie danach auch eine bestehende SharePoint-Einbettung. Öffentliche Seite deaktivieren beendet den Zugang. Linkwechsel und Deaktivierung sperren auch bisherige öffentliche Downloadberechtigungen. Öffentlich einen Antrag einreichen und einmal herunterladen Für: Personen, die einen Freigabelink zum Antragstool erhalten haben. Ein Actora-Konto ist nicht erforderlich. Öffnen Sie den bereitgestellten Link oder das eingebettete Formular in SharePoint. Prüfen Sie den angezeigten Gremiennamen , damit Ihr Antrag beim richtigen Gremium eingeht. Tragen Sie Ersteller / Autor und Antragstitel ein. Wählen Sie A , ÄA oder NF . Schreiben Sie Antragstext und Begründung . Prüfen Sie die Angaben und bei Bedarf die Datenschutzinformationen unter dem Formular. Klicken Sie auf Antrag einreichen & Word erstellen . Die Datei sichern Warten Sie auf die Bestätigung Ihr Antrag ist angekommen. Wählen Sie Word-Datei einmalig herunterladen . Speichern Sie die DOCX-Datei auf Ihrem Gerät und prüfen Sie den Download. Der öffentliche Download ist 15 Minuten verfügbar und einmalig . Die Berechtigung wird beim Start der Übertragung verbraucht, nicht erst beim erfolgreichen Speichern auf Ihrem Gerät. Schließen Sie die Bestätigungsseite deshalb erst nach dem Download. Wenn der Download abgelaufen ist, bereits verwendet wurde oder fehlgeschlagen ist, wenden Sie sich an ein berechtigtes Gremienmitglied. Dieses kann die Datei weiterhin aus dem internen Verzeichnis herunterladen, solange der Antrag dort verfügbar ist. Reichen Sie denselben Antrag dafür nicht erneut ein. Das öffentliche Formular bietet keinen Dateiupload. Für Anlagen wenden Sie sich an das Gremium oder nutzen als berechtigtes Mitglied das interne Antragstool.