Briefwerk

• Einen Brief Schritt für Schritt erstellen
• Brief-PDF erstellen und auf Briefpapier drucken
• Eigene PDFs finden, herunterladen, übernehmen und löschen

Einen Brief Schritt für Schritt erstellen

Ziel: Einen Brief auf Grundlage des vorgegebenen Drucklayouts schreiben.

Schritt 1: Absender und Empfänger eintragen

1. Öffnen Sie Brief erstellen.
2. Prüfen Sie Organisation, Funktion des Absenders, Name des Absenders und Absenderadresse.
3. Ändern Sie diese Angaben bei Bedarf. Die Änderungen gelten für diesen Brief; die allgemeinen Voreinstellungen ändern Sie dadurch nicht.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf die Rücksendezeile und prüfen Sie den Ort im Briefdatum.
5. Tragen Sie den Adressaten ein oder lassen Sie das Feld leer. Es ist optional.
6. Prüfen Sie Briefdatum und Betreff und ergänzen Sie die Anrede.

Schritt 2: Den Brieftext schreiben

1. Schreiben Sie in das Feld Brieftext.
2. Markieren Sie Text und wählen Sie die gewünschte Formatierung, beispielsweise Fett, Kursiv, Listen, Ausrichtung oder einen Link.
3. Nutzen Sie Rückgängig und Wiederholen, wenn Sie eine Änderung korrigieren möchten.
4. Prüfen Sie rechts die Druckvorschau. Bei einem längeren Brief können Sie zwischen den Vorschauseiten wechseln.

Schriftart und Schriftgröße bleiben vorgegeben: Liberation Sans, 11 pt. Beim Einfügen fremder Texte werden fremde Schriftvorgaben nicht übernommen. Externe Bilder sind kein Bestandteil des Briefeditors.

Actora teilt lange Briefe automatisch auf Folgeseiten auf. Zusätzliche manuelle Seitenumbrüche sind über den Editor möglich. Die Vorschau ist schematisch; maßgeblich ist die erzeugte PDF. Ein Brief darf höchstens 30 Seiten beziehungsweise 30.000 Textzeichen umfassen.

Schritt 3: Abschluss prüfen

1. Ergänzen Sie Grußformel, Name unter der Unterschrift und Funktion.
2. Entscheiden Sie unter Druckoptionen, ob Falzmarken einfügen aktiviert sein soll.
3. Kontrollieren Sie Absender, Empfänger, Datum, Betreff und Text.
4. Folgen Sie der Anleitung PDF erstellen und drucken.

Der Brief wird erst beim Erstellen einer PDF gespeichert. Verlassen Sie das Formular deshalb nicht mit der Erwartung, dass ein unfertiger Brief bereits im Archiv liegt.

Brief-PDF erstellen und auf Briefpapier drucken

Ziel: Die richtige Datei erzeugen und passend auf vorhandenes Briefpapier drucken.

PDF erstellen

1. Schreiben und prüfen Sie den Brief wie unter Brief erstellen beschrieben.
2. Aktivieren Sie bei Bedarf Falzmarken einfügen. Die Markierungen erscheinen auf der ersten Seite links bei 105 und 210 mm.
3. Klicken Sie auf Druck-PDF erstellen.
4. Nach erfolgreicher Erstellung finden Sie den Brief unter Meine PDFs.
5. Öffnen Sie die Kontrollansicht, um die Platzierung zusammen mit der Briefkopfvorlage zu prüfen.
6. Laden Sie mit Herunterladen die eigentliche Druckdatei herunter.

Datei oder Ansicht	Zweck
Druck-PDF	Ergänzende Inhalte für den Ausdruck auf vorhandenem Briefpapier; der vorgedruckte Briefkopf wird nicht erneut mitgedruckt.
Kontrollansicht	Prüfung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage.
Druckvorschau im Formular	Schematische Orientierung während der Eingabe.

Auf Briefpapier drucken

1. Legen Sie das passende Briefpapier in den Drucker.
2. Öffnen Sie die heruntergeladene Druck-PDF in Ihrem PDF-Programm.
3. Wählen Sie das Papierformat A4.
4. Wählen Sie Tatsächliche Größe beziehungsweise 100 %. Eine automatische Anpassung an die Seite verändert die Positionen.
5. Prüfen Sie die Druckvorschau Ihres PDF-Programms und drucken Sie zunächst ein Exemplar.
6. Bei einem mehrseitigen Brief kontrollieren Sie auch die Folgeseiten.

Wenn alle ergänzten Inhalte gleichmäßig zu weit links, rechts, oben oder unten stehen, kann die Administration den Druckversatz korrigieren. Ändern Sie vorher nicht wahllos die Druckskalierung. Die Vorlageneinstellungen (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Absender, Drucklayout, Seitenfuß und Speicherfristen einstellen“) erläutern die Korrektur.

Eigene PDFs finden, herunterladen, übernehmen und löschen

Ziel: Ihre persönlichen Briefe verwalten.

Einen Brief finden und herunterladen

1. Öffnen Sie links Meine PDFs.
2. Suchen Sie bei Bedarf nach Betreff oder Empfänger.
3. Prüfen Sie die Angaben zum Dokument, die Seitenzahl und das Erstellungsdatum.
4. Klicken Sie auf Herunterladen für die Druck-PDF oder auf Kontrollansicht zur Layoutprüfung.
5. Beachten Sie das angezeigte Löschdatum.

Einen vorhandenen Brief als Ausgangspunkt nutzen

1. Wählen Sie beim gewünschten Dokument Übernehmen.
2. Die gespeicherten Angaben werden in das Briefformular geladen.
3. Passen Sie insbesondere Empfänger, Datum, Betreff und Inhalt an.
4. Klicken Sie auf Druck-PDF erstellen, um einen neuen Brief abzulegen.

Die ursprüngliche PDF bleibt unverändert. „Übernehmen“ ersetzt sie nicht.

Eine PDF löschen

1. Klicken Sie beim betreffenden Brief auf Löschen.
2. Prüfen Sie die Bestätigung PDF löschen?.
3. Wählen Sie Jetzt löschen oder Abbrechen.

Das Löschen entfernt die PDF und die zugehörigen gespeicherten Briefdaten aus Ihrem Archiv. Actora bietet hierfür keinen Papierkorb. Laden Sie benötigte Unterlagen vorher herunter.

Das Briefarchiv ist persönlich. Andere Gremienmitglieder erhalten dadurch keinen Zugriff auf Ihre Briefe. Gemeinsame Sitzungs-PDFs liegen im PDF-Archiv der Sitzung (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten“).