# Gremien und Sitzungen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Gremien und Sitzungen. # Gremien anlegen und gemeinsame Zugriffe verwalten **Voraussetzung:** Das Gremientool ist für Ihr Konto ausdrücklich freigeschaltet. ![Gremienübersicht](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/Ye2iESlS5aCHg1rg-05-gremien.png) ## Ein Gremium öffnen oder anlegen 1. Öffnen Sie **Gremien**. 2. Klicken Sie auf ein vorhandenes Gremium oder auf **Gremium anlegen**. 3. Geben Sie dem neuen Gremium einen **Namen** und eine passende **Beschreibung**. 4. Wählen Sie auf der **Zugriffsliste** die Personen, die gemeinsam mitarbeiten sollen. 5. Klicken Sie auf **Gremium speichern**. ![Gremium bearbeiten mit Zugriffsliste](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/JXyuWDq0dJ1lT5rG-19-gremienmitglieder.png) Auf der Zugriffsliste stehen nur aktive Konten, für die das Gremientool freigeschaltet wurde. Fehlt eine Person, muss die Administration zunächst **deren Freischaltung** (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten“) prüfen. ## Was können Mitglieder gemeinsam tun? Alle berechtigten Mitglieder können die Tagesordnungen, Protokolle und Sprechzettel dieses Gremiums bearbeiten. Sie können außerdem Anträge bearbeiten und gemeinsame Dokumente herunterladen oder löschen. Auch das eigene Gremienlogo wird gemeinsam verwaltet. Die **anlegende Person** oder die **berechtigte Administration** verwaltet die Gremienzugriffe und kann das gesamte Gremium löschen. Eine Administratorrolle allein eröffnet keinen Zugriff auf fremde Gremienunterlagen: Modulfreischaltung und Gremienzuordnung bleiben erforderlich. ## Die Zugriffsliste später ändern 1. Öffnen Sie das Gremium. 2. Wählen Sie **Gremium & Mitglieder**. 3. Passen Sie die ausgewählten Konten an. 4. Wählen Sie **Gremium speichern**. **Achtung beim Löschen eines Gremiums:** Es werden auch dessen Sitzungen, Anträge, Anlagen und Dokumente entfernt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn der gesamte gemeinsame Arbeitsbereich entfallen soll. # Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen **Ziel:** Sitzungstitel, Termin, Ort sowie Haupt- und Untertagesordnungspunkte erfassen. ![Gremium mit den Bereichen Sitzungen und Anträge](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/KJx9Rnm0Nbi5mjTJ-06-gremium.png) ## Die Sitzung anlegen 1. Öffnen Sie **Gremien** und wählen Sie das Gremium. 2. Öffnen Sie **Sitzungen**. 3. Klicken Sie auf **Sitzung anlegen**. 4. Geben Sie einen frei gewählten **Titel dieser Sitzung** ein. Er muss nicht dem Gremiennamen entsprechen. 5. Ergänzen Sie **Datum und Uhrzeit** sowie **Sitzungsort / Format**. ![Sitzungsdaten und Beginn der Tagesordnung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/q90UUSJooojGFKXR-08-tagesordnung.png) Titel, Termin und Ort stehen im Kopf der Tagesordnung, des Protokolls und des Sprechzettels. Später ändern Sie diese Angaben über **Titel & Sitzungsdaten ändern**. ## Tagesordnungspunkte erfassen ![TOP-Formular mit Zuordnung, Art und Abstimmungskennzeichnung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/pF16okbUqCI68eZg-20-tagesordnung-top.png) 1. Geben Sie jedem Punkt einen **Titel**. 2. Ergänzen Sie bei Bedarf **Informationen zum TOP / Termin** und einen **Link zum TOP**. 3. Mit **TOP hinzufügen** ergänzen Sie weitere Punkte. Die Pfeile ändern die Reihenfolge. 4. Für einen Unterpunkt wählen Sie unter **Zuordnung** den passenden Haupt-TOP. Es gibt eine Unterebene. 5. Aktivieren Sie **ggf. Abstimmung**, wenn im Protokoll die Entscheidungsfelder angeboten werden sollen. 6. Für eine Veranstaltung wählen Sie als **Art** den Eintrag **Termin** und ergänzen Terminbeginn und Terminort. Actora nummeriert Hauptpunkte automatisch als 1, 2, 3 und Unterpunkte beispielsweise als 2.1. Unterpunkte werden beim Speichern dem Hauptpunkt zugeordnet. Termine erhalten in der PDF einen eigenen hervorgehobenen Block. ## Speichern 1. Wählen Sie **Entwurf speichern**, um die gemeinsame Tagesordnung abzulegen. 2. Wählen Sie **Speichern & PDF erstellen**, wenn zusätzlich eine Tagesordnungs-PDF benötigt wird. 3. Die erzeugte Datei liegt im **PDF-Archiv** dieser Sitzung. Wenn Sie einen TOP mit vorhandenen Protokoll- oder Sprechzetteldaten entfernen, verlangt Actora eine ausdrückliche Bestätigung. Prüfen Sie diese, bevor Sie die zugehörigen Aufzeichnungen entfernen. # Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen **Voraussetzung:** Die Sitzung und ihre Tagesordnung wurden bereits gespeichert. ![Protokoll mit Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/ObkRzBX6dwrCnMnL-09-protokoll.png) ## Kopf und Verlauf erfassen 1. Öffnen Sie die Sitzung unter **Gremien → Ihr Gremium → Sitzungen**. 2. Wählen Sie den Reiter **Protokoll**. 3. Ergänzen Sie **Anwesend**, **Entschuldigt** und bei Bedarf **Abwesend**. 4. Tragen Sie **Sitzungsleitung** und **Protokollführung** ein. 5. Schreiben Sie zu jedem Haupt- und Unter-TOP das **Verlaufsprotokoll** in das zugehörige Textfeld. Die Kopftabelle der PDF enthält Sitzungstitel, Termin, Ort, Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung. Die Schriftart und die Schriftgröße der Texte bleiben vorgegeben. ## Eine Entscheidung dokumentieren ![TOP-Verlauf mit Abstimmungszahlen und Entscheidung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/L5bzcmUXch8Ru461-protokoll-top-und-abstimmung.png) Bei TOPs mit **ggf. Abstimmung** wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
AuswahlIhr nächster Schritt
AbstimmungGanze Zahlen für **Ja**, **Nein** und **Enthaltung** eintragen. Anschließend **Antrag angenommen** oder **Antrag abgelehnt** auswählen.
keine AbstimmungWählen, wenn zu diesem TOP tatsächlich keine Abstimmung stattfand.
WiedervorlageUnter **Wiedervorlage in Sitzung** eine spätere Sitzung desselben Gremiums auswählen.
Beispiel: 5 Ja, 2 Nein und 1 Enthaltung ergeben **ERGEBNIS: 5/2/1**. Die PDF hebt die Abstimmung unter dem Verlauf tabellarisch hervor. Die Entscheidung „angenommen“ oder „abgelehnt“ tragen Sie ausdrücklich ein; Actora entscheidet sie nicht für Sie. Für eine Wiedervorlage muss die spätere Sitzung bereits angelegt sein. Die Zuordnung erscheint im Protokoll. Sie erzeugt **keinen neuen TOP automatisch** in der Folgesitzung. ## Speichern und PDF erstellen 1. Prüfen Sie Anwesenheit, alle Texte und Entscheidungen. 2. Wählen Sie **Entwurf speichern** oder **Speichern & PDF erstellen**. 3. Öffnen Sie bei PDF-Erstellung das **PDF-Archiv** der Sitzung. 4. Prüfen Sie die fertige Datei mit der Überschrift **PROTOKOLL**. # Einen Sprechzettel für die Sitzungsleitung erstellen **Ziel:** Zu jedem TOP interne Hinweise für die Sitzungsleitung zusammenstellen. ![Sprechzettel mit eigenen Notizfeldern je Tagesordnungspunkt](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/xjaLOo41tRYHuXbe-10-sprechzettel.png) 1. Öffnen Sie die gewünschte Sitzung. 2. Wählen Sie den Reiter **Sprechzettel**. 3. Schreiben Sie unter **Hinweise für die Sitzungsleitung** die Informationen für den jeweiligen TOP. 4. Nutzen Sie den Editor beispielsweise für Stichpunkte, Reihenfolge der Wortmeldungen oder den Hinweis auf eine Anlage. 5. Ergänzen Sie auch die Hinweise für Unter-TOPs und Terminpunkte, soweit erforderlich. 6. Wählen Sie **Entwurf speichern**, um später weiterzuarbeiten. 7. Wählen Sie **Speichern & PDF erstellen**, wenn die Unterlage fertig ist. 8. Öffnen Sie die Datei im **PDF-Archiv** der Sitzung. Die PDF übernimmt die Tagesordnung und verwendet den Kopf **SPRECHZETTEL**. Sitzungstitel, Termin und Ort werden aus derselben Sitzung übernommen. Sprechzettel und Verlaufsprotokoll haben getrennte Textfelder. Schreiben Sie persönliche Moderationshinweise in den Sprechzettel und den tatsächlichen Sitzungsverlauf in das Protokoll. Beide sind für berechtigte Gremienmitglieder zugänglich. Die öffentliche Tagesordnungsfreigabe zeigt den Sprechzettel nicht. Wenn Sie die Tagesordnung später verändern, prüfen Sie die Notizen erneut und erzeugen Sie bei Bedarf einen neuen Sprechzettel. Eine bereits erzeugte PDF wird nicht nachträglich geändert. # Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten **Ziel:** Den Unterschied zwischen Entwurf und erzeugtem Dokument verstehen. ![Gemeinsames Sitzungsarchiv für Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/qbEXfEDbatFrHSQX-11-sitzungs-pdf-archiv.png) ## Entwurf oder PDF?
AktionErgebnis
Entwurf speichernGemeinsamen Bearbeitungsstand sichern, ohne eine zusätzliche PDF zu erzeugen.
Speichern & PDF erstellenBearbeitungsstand sichern und eine neue PDF ins Sitzungsarchiv legen.
Ansehen / HerunterladenDie bereits erzeugte PDF öffnen beziehungsweise speichern.
## Eine Sitzungs-PDF herunterladen 1. Öffnen Sie das Gremium und die betreffende Sitzung. 2. Wählen Sie **PDF-Archiv**. 3. Prüfen Sie Dokumentart, Erstellungszeit und Seitenzahl. 4. Wählen Sie **Ansehen** oder **Herunterladen**. Alle berechtigten Mitglieder dieses Gremiums greifen auf dasselbe Archiv zu. Die PDF enthält den Stand zum Erstellzeitpunkt. Änderungen am Entwurf, am Sitzungsort oder am Logo ändern vorhandene PDFs nicht. ## Wenn zwei Personen gleichzeitig bearbeiten 1. Wenn Actora einen zwischenzeitlich geänderten Stand meldet, kopieren Sie Ihre noch nicht gespeicherten Texte an einen geeigneten geschützten Ort. 2. Laden Sie die Sitzung neu. 3. Vergleichen Sie Ihre Änderungen mit dem aktuellen Stand und stimmen Sie sich bei Bedarf mit der anderen Person ab. 4. Übernehmen Sie nur die weiterhin passenden Änderungen und speichern Sie erneut. Actora verhindert das Überschreiben mit einem veralteten Stand. Es führt die Texte nicht automatisch zusammen. ## Löschen und Fristen **Löschen** bei einer PDF entfernt diese Datei. **Sitzung löschen** entfernt die Tagesordnung, Notizentwürfe und Sitzungs-PDFs nach Passwortbestätigung. Prüfen Sie zuvor, ob andere Mitglieder die Unterlagen noch benötigen. Die bei Sitzungsanlage geltende Speicherfrist gilt auch für ihre PDFs. Bearbeiten verlängert diese Frist nicht. Die angezeigten Termine sind keine Zusage einer dauerhaften Archivierung. # Logo und Seitenfuß je Gremium anpassen **Ziel:** Das Erscheinungsbild der drei Sitzungs-PDF-Arten einstellen. ![Gremienlayout mit Logo-Ausgabe, Größe und Ausrichtung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/UxIioVguUdqWyIJh-14-logo-und-seitenfuss.png) 1. Öffnen Sie das Gremium. 2. Wählen Sie **Logo & Seitenfuß**. Der gleiche Zugang ist auch innerhalb einer Sitzung verfügbar. 3. Wählen Sie unter **Logo-Ausgabe** eine der folgenden Optionen. 4. Laden Sie bei eigener Ausgabe eine passende PNG- oder JPEG-Datei hoch. 5. Wählen Sie **Ausrichtung**: Links, Mittig oder Rechts. 6. Legen Sie **Maximale Breite** und **Maximale Höhe** fest. 7. Klicken Sie auf **Gremienlayout speichern**. 8. Erzeugen Sie anschließend eine neue Tagesordnung, ein neues Protokoll oder einen neuen Sprechzettel als PDF und prüfen Sie den Seitenfuß.
Logo-AusgabeBedeutung
Allgemeines Logo übernehmenAllgemeine Freigabe, Größe und Ausrichtung aus der Administration nutzen.
Eigenes Logo verwendenDie eigene Gremiendatei und die hier eingestellten Maße nutzen.
Ohne LogoKeine Logo-Ausgabe; eine gespeicherte eigene Datei bleibt für spätere Nutzung erhalten.
Für die eigene Datei sind **15–60 mm Breite** und **5–15 mm Höhe** möglich. Das Logo wird proportional in beide Grenzen eingepasst und erscheint auf jeder Seite. Die Seitenzahl bleibt darüber. **Dateigrenzen:** maximal 2 MB, höchstens 2.000 Pixel pro Seite und insgesamt 1 Million Pixel. PNG muss ohne Interlacing und mit maximal 8 Bit pro Farbkanal vorliegen. Ein hochauflösendes Markenlogo muss deshalb gegebenenfalls vor dem Upload verkleinert werden. Alle berechtigten Gremienmitglieder können diese Einstellungen ändern. Andere Gremien und Briefe behalten ihre eigenen Einstellungen. Vorhandene Archiv-PDFs bleiben unverändert. **Eigenes Logo entfernen** löscht die Datei aus diesem Gremium; **Ohne Logo** schaltet nur die Ausgabe aus.