Gremien und Sitzungen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Gremien und Sitzungen. Gremien anlegen und gemeinsame Zugriffe verwalten Voraussetzung: Das Gremientool ist für Ihr Konto ausdrücklich freigeschaltet. Ein Gremium öffnen oder anlegen Öffnen Sie Gremien . Klicken Sie auf ein vorhandenes Gremium oder auf Gremium anlegen . Geben Sie dem neuen Gremium einen Namen und eine passende Beschreibung . Wählen Sie auf der Zugriffsliste die Personen, die gemeinsam mitarbeiten sollen. Klicken Sie auf Gremium speichern . Auf der Zugriffsliste stehen nur aktive Konten, für die das Gremientool freigeschaltet wurde. Fehlt eine Person, muss die Administration zunächst deren Freischaltung (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten“) prüfen. Was können Mitglieder gemeinsam tun? Alle berechtigten Mitglieder können die Tagesordnungen, Protokolle und Sprechzettel dieses Gremiums bearbeiten. Sie können außerdem Anträge bearbeiten und gemeinsame Dokumente herunterladen oder löschen. Auch das eigene Gremienlogo wird gemeinsam verwaltet. Die anlegende Person oder die berechtigte Administration verwaltet die Gremienzugriffe und kann das gesamte Gremium löschen. Eine Administratorrolle allein eröffnet keinen Zugriff auf fremde Gremienunterlagen: Modulfreischaltung und Gremienzuordnung bleiben erforderlich. Die Zugriffsliste später ändern Öffnen Sie das Gremium. Wählen Sie Gremium & Mitglieder . Passen Sie die ausgewählten Konten an. Wählen Sie Gremium speichern . Achtung beim Löschen eines Gremiums: Es werden auch dessen Sitzungen, Anträge, Anlagen und Dokumente entfernt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn der gesamte gemeinsame Arbeitsbereich entfallen soll. Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen Ziel: Sitzungstitel, Termin, Ort sowie Haupt- und Untertagesordnungspunkte erfassen. Die Sitzung anlegen Öffnen Sie Gremien und wählen Sie das Gremium. Öffnen Sie Sitzungen . Klicken Sie auf Sitzung anlegen . Geben Sie einen frei gewählten Titel dieser Sitzung ein. Er muss nicht dem Gremiennamen entsprechen. Ergänzen Sie Datum und Uhrzeit sowie Sitzungsort / Format . Titel, Termin und Ort stehen im Kopf der Tagesordnung, des Protokolls und des Sprechzettels. Später ändern Sie diese Angaben über Titel & Sitzungsdaten ändern . Tagesordnungspunkte erfassen Geben Sie jedem Punkt einen Titel . Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zum TOP / Termin und einen Link zum TOP . Mit TOP hinzufügen ergänzen Sie weitere Punkte. Die Pfeile ändern die Reihenfolge. Für einen Unterpunkt wählen Sie unter Zuordnung den passenden Haupt-TOP. Es gibt eine Unterebene. Aktivieren Sie ggf. Abstimmung , wenn im Protokoll die Entscheidungsfelder angeboten werden sollen. Für eine Veranstaltung wählen Sie als Art den Eintrag Termin und ergänzen Terminbeginn und Terminort. Actora nummeriert Hauptpunkte automatisch als 1, 2, 3 und Unterpunkte beispielsweise als 2.1. Unterpunkte werden beim Speichern dem Hauptpunkt zugeordnet. Termine erhalten in der PDF einen eigenen hervorgehobenen Block. Speichern Wählen Sie Entwurf speichern , um die gemeinsame Tagesordnung abzulegen. Wählen Sie Speichern & PDF erstellen , wenn zusätzlich eine Tagesordnungs-PDF benötigt wird. Die erzeugte Datei liegt im PDF-Archiv dieser Sitzung. Wenn Sie einen TOP mit vorhandenen Protokoll- oder Sprechzetteldaten entfernen, verlangt Actora eine ausdrückliche Bestätigung. Prüfen Sie diese, bevor Sie die zugehörigen Aufzeichnungen entfernen. Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen Voraussetzung: Die Sitzung und ihre Tagesordnung wurden bereits gespeichert. Kopf und Verlauf erfassen Öffnen Sie die Sitzung unter Gremien → Ihr Gremium → Sitzungen . Wählen Sie den Reiter Protokoll . Ergänzen Sie Anwesend , Entschuldigt und bei Bedarf Abwesend . Tragen Sie Sitzungsleitung und Protokollführung ein. Schreiben Sie zu jedem Haupt- und Unter-TOP das Verlaufsprotokoll in das zugehörige Textfeld. Die Kopftabelle der PDF enthält Sitzungstitel, Termin, Ort, Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung. Die Schriftart und die Schriftgröße der Texte bleiben vorgegeben. Eine Entscheidung dokumentieren Bei TOPs mit ggf. Abstimmung wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Auswahl Ihr nächster Schritt Abstimmung Ganze Zahlen für Ja , Nein und Enthaltung eintragen. Anschließend Antrag angenommen oder Antrag abgelehnt auswählen. keine Abstimmung Wählen, wenn zu diesem TOP tatsächlich keine Abstimmung stattfand. Wiedervorlage Unter Wiedervorlage in Sitzung eine spätere Sitzung desselben Gremiums auswählen. Beispiel: 5 Ja, 2 Nein und 1 Enthaltung ergeben ERGEBNIS: 5/2/1 . Die PDF hebt die Abstimmung unter dem Verlauf tabellarisch hervor. Die Entscheidung „angenommen“ oder „abgelehnt“ tragen Sie ausdrücklich ein; Actora entscheidet sie nicht für Sie. Für eine Wiedervorlage muss die spätere Sitzung bereits angelegt sein. Die Zuordnung erscheint im Protokoll. Sie erzeugt keinen neuen TOP automatisch in der Folgesitzung. Speichern und PDF erstellen Prüfen Sie Anwesenheit, alle Texte und Entscheidungen. Wählen Sie Entwurf speichern oder Speichern & PDF erstellen . Öffnen Sie bei PDF-Erstellung das PDF-Archiv der Sitzung. Prüfen Sie die fertige Datei mit der Überschrift PROTOKOLL . Einen Sprechzettel für die Sitzungsleitung erstellen Ziel: Zu jedem TOP interne Hinweise für die Sitzungsleitung zusammenstellen. Öffnen Sie die gewünschte Sitzung. Wählen Sie den Reiter Sprechzettel . Schreiben Sie unter Hinweise für die Sitzungsleitung die Informationen für den jeweiligen TOP. Nutzen Sie den Editor beispielsweise für Stichpunkte, Reihenfolge der Wortmeldungen oder den Hinweis auf eine Anlage. Ergänzen Sie auch die Hinweise für Unter-TOPs und Terminpunkte, soweit erforderlich. Wählen Sie Entwurf speichern , um später weiterzuarbeiten. Wählen Sie Speichern & PDF erstellen , wenn die Unterlage fertig ist. Öffnen Sie die Datei im PDF-Archiv der Sitzung. Die PDF übernimmt die Tagesordnung und verwendet den Kopf SPRECHZETTEL . Sitzungstitel, Termin und Ort werden aus derselben Sitzung übernommen. Sprechzettel und Verlaufsprotokoll haben getrennte Textfelder. Schreiben Sie persönliche Moderationshinweise in den Sprechzettel und den tatsächlichen Sitzungsverlauf in das Protokoll. Beide sind für berechtigte Gremienmitglieder zugänglich. Die öffentliche Tagesordnungsfreigabe zeigt den Sprechzettel nicht. Wenn Sie die Tagesordnung später verändern, prüfen Sie die Notizen erneut und erzeugen Sie bei Bedarf einen neuen Sprechzettel. Eine bereits erzeugte PDF wird nicht nachträglich geändert. Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten Ziel: Den Unterschied zwischen Entwurf und erzeugtem Dokument verstehen. Entwurf oder PDF? Aktion Ergebnis Entwurf speichern Gemeinsamen Bearbeitungsstand sichern, ohne eine zusätzliche PDF zu erzeugen. Speichern & PDF erstellen Bearbeitungsstand sichern und eine neue PDF ins Sitzungsarchiv legen. Ansehen / Herunterladen Die bereits erzeugte PDF öffnen beziehungsweise speichern. Eine Sitzungs-PDF herunterladen Öffnen Sie das Gremium und die betreffende Sitzung. Wählen Sie PDF-Archiv . Prüfen Sie Dokumentart, Erstellungszeit und Seitenzahl. Wählen Sie Ansehen oder Herunterladen . Alle berechtigten Mitglieder dieses Gremiums greifen auf dasselbe Archiv zu. Die PDF enthält den Stand zum Erstellzeitpunkt. Änderungen am Entwurf, am Sitzungsort oder am Logo ändern vorhandene PDFs nicht. Wenn zwei Personen gleichzeitig bearbeiten Wenn Actora einen zwischenzeitlich geänderten Stand meldet, kopieren Sie Ihre noch nicht gespeicherten Texte an einen geeigneten geschützten Ort. Laden Sie die Sitzung neu. Vergleichen Sie Ihre Änderungen mit dem aktuellen Stand und stimmen Sie sich bei Bedarf mit der anderen Person ab. Übernehmen Sie nur die weiterhin passenden Änderungen und speichern Sie erneut. Actora verhindert das Überschreiben mit einem veralteten Stand. Es führt die Texte nicht automatisch zusammen. Löschen und Fristen Löschen bei einer PDF entfernt diese Datei. Sitzung löschen entfernt die Tagesordnung, Notizentwürfe und Sitzungs-PDFs nach Passwortbestätigung. Prüfen Sie zuvor, ob andere Mitglieder die Unterlagen noch benötigen. Die bei Sitzungsanlage geltende Speicherfrist gilt auch für ihre PDFs. Bearbeiten verlängert diese Frist nicht. Die angezeigten Termine sind keine Zusage einer dauerhaften Archivierung. Logo und Seitenfuß je Gremium anpassen Ziel: Das Erscheinungsbild der drei Sitzungs-PDF-Arten einstellen. Öffnen Sie das Gremium. Wählen Sie Logo & Seitenfuß . Der gleiche Zugang ist auch innerhalb einer Sitzung verfügbar. Wählen Sie unter Logo-Ausgabe eine der folgenden Optionen. Laden Sie bei eigener Ausgabe eine passende PNG- oder JPEG-Datei hoch. Wählen Sie Ausrichtung : Links, Mittig oder Rechts. Legen Sie Maximale Breite und Maximale Höhe fest. Klicken Sie auf Gremienlayout speichern . Erzeugen Sie anschließend eine neue Tagesordnung, ein neues Protokoll oder einen neuen Sprechzettel als PDF und prüfen Sie den Seitenfuß. Logo-Ausgabe Bedeutung Allgemeines Logo übernehmen Allgemeine Freigabe, Größe und Ausrichtung aus der Administration nutzen. Eigenes Logo verwenden Die eigene Gremiendatei und die hier eingestellten Maße nutzen. Ohne Logo Keine Logo-Ausgabe; eine gespeicherte eigene Datei bleibt für spätere Nutzung erhalten. Für die eigene Datei sind 15–60 mm Breite und 5–15 mm Höhe möglich. Das Logo wird proportional in beide Grenzen eingepasst und erscheint auf jeder Seite. Die Seitenzahl bleibt darüber. Dateigrenzen: maximal 2 MB, höchstens 2.000 Pixel pro Seite und insgesamt 1 Million Pixel. PNG muss ohne Interlacing und mit maximal 8 Bit pro Farbkanal vorliegen. Ein hochauflösendes Markenlogo muss deshalb gegebenenfalls vor dem Upload verkleinert werden. Alle berechtigten Gremienmitglieder können diese Einstellungen ändern. Andere Gremien und Briefe behalten ihre eigenen Einstellungen. Vorhandene Archiv-PDFs bleiben unverändert. Eigenes Logo entfernen löscht die Datei aus diesem Gremium; Ohne Logo schaltet nur die Ausgabe aus.