Grundlagen
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Grundlagen.

Actora verstehen: Anwendung und Name
Stand: Actora 1.5.2 · Für: alle Nutzerinnen und Nutzer. 
 Actora verbindet das Schreiben von Briefen mit der Vorbereitung und Dokumentation von Gremiensitzungen. Das Antragstool nimmt Ideen auf und erstellt daraus Word-Dokumente. Welche Funktionen Sie sehen, hängt von Ihrem Konto und Ihren Gremienzugriffen ab. 
 
 Was bedeutet „Actora“? 
 Actora ist ein Kunstname mit lateinischem Bezug. Die Namensdeutung knüpft an acta an: Aufzeichnungen und dokumentierte öffentliche Vorgänge. Das passt zu Tagesordnungen, Protokollen und Anträgen. Die Wortfamilie um agere verbindet den Namen außerdem mit Handeln und dem Voranbringen von Vorgängen. Actora ist keine wörtliche Übersetzung eines einzelnen lateinischen Begriffs. 
 Für die Anwendung lässt sich die Idee so zusammenfassen: Gemeinsam handeln. Klar dokumentieren. Diese Formulierung ist eine Deutung des Produktnamens, kein historisches lateinisches Zitat. 
 Das gefaltete A im Logo greift Papier und Dokumente auf. Die geometrische Wortmarke ergänzt es. Unter dem Actora-Logo steht in der Anwendung „Eine Anwendung von“ mit dem Logo von Jonathan Zachrau – Kommunikation, Design und Webentwicklung. 
 Quelle zum lateinischen Bezug: Lewis & Short, Eintrag „ago“, insbesondere „acta“ . 
 So finden Sie die passende Anleitung 
 
 
 
 Ihre Aufgabe 
 Beginnen Sie hier 
 
 
 
 Zum ersten Mal anmelden 
 Anmelden und Passwort verwalten 
 
 
 Einen Brief schreiben 
 Brief Schritt für Schritt erstellen (siehe Kapitel „Briefwerk“, Seite „Einen Brief Schritt für Schritt erstellen“) 
 
 
 Eine Sitzung vorbereiten 
 Sitzung und Tagesordnung anlegen (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen“) 
 
 
 Eine Sitzung dokumentieren 
 Protokoll und Abstimmungen (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen“) 
 
 
 Einen Antrag schreiben 
 Internen Antrag erstellen (siehe Kapitel „Anträge“, Seite „Einen internen Antrag erstellen“) 
 
 
 Inhalte in SharePoint zeigen 
 SharePoint-Einbettung (siehe Kapitel „Öffentliche Tagesordnung und SharePoint“, Seite „Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten“) 
 
 
 Konten oder Updates verwalten 
 Benutzerkonten und Freischaltungen (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten“) 
 
 
 Hinweis zu den Bildern: Die Screenshots zeigen die tatsächliche Oberfläche von Version 1.5.2 mit Beispieldaten. Namen, Termine, Inhalte und Domains sind Beispiele. Verwenden Sie die Adresse und Freigabelinks Ihrer eigenen Installation.

Anmelden, Passwort ändern und abmelden
Ziel: Ihr persönliches Konto öffnen und sicher wieder verlassen. 
 
 Schritt für Schritt anmelden 
 
 Öffnen Sie die Actora-Adresse, die Ihnen Ihre Administration mitgeteilt hat. 
 Tragen Sie Ihren Benutzernamen ein. Das ist der vergebene Kontoname, nicht automatisch Ihre E-Mail-Adresse. 
 Tragen Sie Ihr Passwort ein. Das Augensymbol zeigt es bei Bedarf an; ein weiterer Klick verbirgt es wieder. 
 Klicken Sie auf Anmelden . 
 Beim ersten Zugang mit einem vorläufigen Passwort müssen Sie ein neues Passwort festlegen. Geben Sie das vorläufige Passwort als aktuelles Passwort ein, ergänzen Sie das neue zweimal und wählen Sie Passwort speichern . 
 
 Ergebnis: Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie mit den für Ihr Konto verfügbaren Funktionen arbeiten. 
 Ihr Passwort später ändern 
 
 
 Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen beziehungsweise Ihr Kontosymbol . 
 Geben Sie das aktuelle Passwort ein. 
 Geben Sie ein neues Passwort ein und wiederholen Sie es. Die Eingabemaske verlangt mindestens 15 Zeichen . 
 Wählen Sie Passwort speichern . Andere bestehende Sitzungen dieses Kontos werden beendet. 
 
 Abmelden oder Zugang wiederherstellen 
 Zum Abmelden klicken Sie oben rechts auf das Symbol Abmelden neben Ihrem Namen. Ein vergessenes Passwort setzt die Administration zurück. Actora bietet in dieser Version keinen selbstständigen Passwort-Reset per E-Mail an. 
 Wenn die Anmeldung trotz korrekter Angaben nicht klappt, prüfen Sie Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung und wenden Sie sich an Ihre Administration. Nach wiederholten fehlgeschlagenen Versuchen kann der Zugang vorübergehend begrenzt sein.

Übersicht, Navigation und persönliche Einführung
Ziel: Die Arbeitsbereiche finden und sich die freigeschalteten Funktionen erklären lassen. 
 
 Die Oberfläche nutzen 
 
 Wählen Sie links Übersicht . Dort finden Sie zuletzt erstellte eigene Briefe sowie zugängliche Gremien und nächste Sitzungen. 
 Öffnen Sie Brief erstellen , um einen neuen Brief zu schreiben. 
 Öffnen Sie Meine PDFs , um Ihre persönlichen Briefe herunterzuladen oder zu verwalten. 
 Wählen Sie Gremien , wenn dieser Bereich für Ihr Konto freigeschaltet ist. 
 Innerhalb eines Gremiums wählen Sie entweder Sitzungen oder Anträge . Die Pfadleiste oberhalb der Inhalte führt zurück zu den übergeordneten Bereichen. 
 
 Auf einem Smartphone öffnen Sie die Navigation über Menü . Ein Klick außerhalb der geöffneten Seitenleiste oder die Escape-Taste schließt sie wieder. 
 Geführte Einführung starten 
 
 
 Öffnen Sie Hilfe & Einführung . 
 Wählen Sie Gesamte Einführung starten oder Kapitel starten bei einem einzelnen Thema. 
 Folgen Sie den angezeigten Schritten. Sie können die Einführung pausieren und später fortsetzen. 
 Über Anleitung als Text lesen öffnen Sie die Erläuterungen ohne geführte Tour. 
 
 Der Fortschritt wird für Ihr Konto gespeichert. Neu freigeschaltete Funktionen erhalten passende Einführungskapitel. Die Tour selbst erstellt oder löscht keine Dokumente und aktiviert keine Updates. 
 Fehlt Gremien , benötigen Sie zunächst eine Freischaltung. Fehlt ein bestimmtes Gremium, muss Ihr Konto zusätzlich auf dessen Zugriffsliste stehen. Eine globale Freischaltung allein reicht nicht aus.