Hilfe und Nachschlagen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Hilfe und Nachschlagen.

Häufige Probleme Schritt für Schritt lösen

Ziel: Häufige Fragen ohne unnötige Änderungen an gespeicherten Daten klären.

Hilfebereich mit persönlicher Einführung

Problem Vorgehen
Gremien fehlen im Menü Administration um ausdrückliche Gremienfreischaltung bitten; anschließend neu laden.
Ein bestimmtes Gremium fehlt Zusätzlich die Zugriffsliste des Gremiums prüfen lassen.
Abstimmungsfelder fehlen In der Tagesordnung beim betreffenden TOP ggf. Abstimmung aktivieren und speichern. Danach das Protokoll neu öffnen.
Wiedervorlage nicht auswählbar Zuerst eine spätere Sitzung desselben Gremiums anlegen.
Ein Text ist nach Verlassen der Seite nicht gespeichert Briefe werden erst mit der PDF-Erstellung abgelegt; Sitzungsentwürfe müssen ausdrücklich gespeichert werden.
Gleichzeitige Bearbeitung wird gemeldet Eigene Eingaben sichern, aktuellen Stand neu laden, Änderungen vergleichen und erneut speichern.
Die neue PDF sieht wie der alte Stand aus Prüfen, ob wirklich eine neue PDF erzeugt und die neueste Datei geöffnet wurde. Archivdateien werden nicht nachträglich geändert.
Druckpositionen sind verschoben A4 und 100 % prüfen; dann bei einheitlichem Versatz die Administration um Korrektur der Druckposition bitten.
Ein Logo-Upload wird abgelehnt Dateiformat, 2-MB-Grenze, maximal 2.000 Pixel pro Seite, 1 Million Gesamtpixel und PNG-Eigenschaften prüfen.
Eine interne Anlage wird abgelehnt Nur unterstützte Formate nutzen; maximal drei Anlagen mit je 2 MB und die Bildgrenzen beachten.
Öffentliche Tagesordnung ist nicht bearbeitbar Öffentliche Bearbeitung muss aktiviert sein. Den angezeigten Schluss zwölf Stunden vor Beginn prüfen. Nach Fristende intern bearbeiten.
Ein öffentlicher Word-Download funktioniert nicht mehr Einmalige Nutzung und 15-Minuten-Frist beachten; Gremienmitglied um internen Download bitten.
SharePoint blockiert die Einbettung Aktuellen iframe-Code, HTTPS, Actora-Tenant-Einstellung und SharePoint-Domainfreigabe prüfen.
ZIP-Update wird zurückgewiesen Ausgangsversion, unveränderte ZIP-Datei und signiertes Paket prüfen; genaue Meldung notieren.
„Anwendung momentan nicht verfügbar“ erscheint Fehlernummer, Uhrzeit und betroffenen Bereich an die Administration geben. Keine wiederholten Installationsversuche durchführen.

Eine hilfreiche Fehlermeldung weitergeben

  1. Notieren Sie den Bereich und die zuletzt ausgeführte Aktion.
  2. Kopieren Sie den genauen Meldungstext und die Fehlernummer.
  3. Geben Sie Zeitpunkt und aktive Programmversion an, soweit bekannt.
  4. Ergänzen Sie einen Screenshot, der die Meldung zeigt.
  5. Entfernen Sie vor der Weitergabe Passwörter, private Dokumentinhalte und Freigabelinks, wenn sie für die Fehlersuche nicht erforderlich sind.

Die Administration kann technische Ereignisse im Sicherheitsprotokoll prüfen und bei Hostingfehlern den Betreiber hinzuziehen. Die geführte Einführung erreichen Sie jederzeit über Hilfe & Einführung.

Begriffe, Zugriffsmodell und Quellen

Bereiche eines Gremiums: Sitzungen und Anträge

Die wichtigsten Begriffe

Begriff Bedeutung in Actora
Gremium Gemeinsamer Arbeitsbereich mit eigener Zugriffsliste, Sitzungen, Anträgen und Layout.
Sitzung Termin mit frei gewähltem Titel, Ort, Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel.
TOP / Unter-TOP Tagesordnungspunkt beziehungsweise dessen Unterpunkt.
Verlaufsprotokoll Aufzeichnung des tatsächlichen Verlaufs zu einem TOP.
Sprechzettel Hinweise und Stichpunkte für die Sitzungsleitung.
Wiedervorlage Dokumentierte Zuordnung eines TOPs zu einer späteren Sitzung; erzeugt dort keinen TOP automatisch.
Entwurf Gespeicherter Bearbeitungsstand; noch keine zusätzliche PDF.
Druck-PDF Ergänzende Briefinhalte für vorhandenes Briefpapier.
Kontrollansicht Briefdarstellung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage.
DOCX Word-Dokument, das das Antragstool erstellt.
Freigabelink Öffentliche Zugangsmöglichkeit für genau die freigegebene Ansicht.
Nicht indexiert Suchmaschinen werden zum Nichtlisten aufgefordert; kein Zugangsschutz.
Speicherfrist Zeitraum bis zum vorgesehenen Entfernen aus der aktiven Ablage.

Wer darf was?

Zugang Verfügbare Bereiche
Angemeldetes Nutzerkonto Brief erstellen, eigene PDFs verwalten, eigenes Passwort und persönliche Hilfe.
Konto mit Gremienfreischaltung Gremientool öffnen und Gremien anlegen; fremde Gremien nur mit zusätzlicher Zuordnung.
Berechtigtes Gremienmitglied Gemeinsame Sitzungen, Anträge und Dokumente bearbeiten, herunterladen und im vorgesehenen Rahmen löschen; Gremienlayout ändern.
Anlegende Person / berechtigte Administration Zusätzlich Gremienzugriffe und öffentliche Antragsseite verwalten sowie das gesamte Gremium löschen.
Administratorkonto Zusätzlich Benutzerverwaltung, allgemeine Einstellungen, Updates und Sicherheitsprotokoll; keine automatische Freigabe sämtlicher Gremien.
Person mit öffentlichem Tagesordnungslink Freigegebene Tagesordnung lesen; wenn erlaubt, TOPs bis zum Bearbeitungsschluss ändern.
Person mit öffentlichem Antragslink Antrag einreichen und die eigene erzeugte Word-Datei innerhalb der Frist einmal herunterladen.

Dokumentationsstand und Quellen

Diese Anleitung wurde gegen die Oberfläche und Bedienlogik von Actora 1.5.2 erstellt. Alle Bilder stammen aus einer isolierten Testinstallation mit Beispieldaten. Wenn eine spätere Version Bedienelemente oder Abläufe verändert, muss die Anleitung angepasst werden.

Die Anleitung erläutert die Bedienung. Die tatsächlichen Betreiberangaben, organisatorischen Vorgaben, Hostingbedingungen und Aufbewahrungspflichten werden dadurch nicht ersetzt.