Actora


Grundlagen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Grundlagen.

Grundlagen

Actora verstehen: Anwendung und Name

Stand: Actora 1.5.2 · Für: alle Nutzerinnen und Nutzer.

Actora verbindet das Schreiben von Briefen mit der Vorbereitung und Dokumentation von Gremiensitzungen. Das Antragstool nimmt Ideen auf und erstellt daraus Word-Dokumente. Welche Funktionen Sie sehen, hängt von Ihrem Konto und Ihren Gremienzugriffen ab.

Actora-Logo mit gefaltetem A und geometrischer Wortmarke

Was bedeutet „Actora“?

Actora ist ein Kunstname mit lateinischem Bezug. Die Namensdeutung knüpft an acta an: Aufzeichnungen und dokumentierte öffentliche Vorgänge. Das passt zu Tagesordnungen, Protokollen und Anträgen. Die Wortfamilie um agere verbindet den Namen außerdem mit Handeln und dem Voranbringen von Vorgängen. Actora ist keine wörtliche Übersetzung eines einzelnen lateinischen Begriffs.

Für die Anwendung lässt sich die Idee so zusammenfassen: Gemeinsam handeln. Klar dokumentieren. Diese Formulierung ist eine Deutung des Produktnamens, kein historisches lateinisches Zitat.

Das gefaltete A im Logo greift Papier und Dokumente auf. Die geometrische Wortmarke ergänzt es. Unter dem Actora-Logo steht in der Anwendung „Eine Anwendung von“ mit dem Logo von Jonathan Zachrau – Kommunikation, Design und Webentwicklung.

Quelle zum lateinischen Bezug: Lewis & Short, Eintrag „ago“, insbesondere „acta“.

So finden Sie die passende Anleitung

Ihre Aufgabe Beginnen Sie hier
Zum ersten Mal anmelden Anmelden und Passwort verwalten
Einen Brief schreiben Brief Schritt für Schritt erstellen (siehe Kapitel „Briefwerk“, Seite „Einen Brief Schritt für Schritt erstellen“)
Eine Sitzung vorbereiten Sitzung und Tagesordnung anlegen (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen“)
Eine Sitzung dokumentieren Protokoll und Abstimmungen (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen“)
Einen Antrag schreiben Internen Antrag erstellen (siehe Kapitel „Anträge“, Seite „Einen internen Antrag erstellen“)
Inhalte in SharePoint zeigen SharePoint-Einbettung (siehe Kapitel „Öffentliche Tagesordnung und SharePoint“, Seite „Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten“)
Konten oder Updates verwalten Benutzerkonten und Freischaltungen (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten“)

Hinweis zu den Bildern: Die Screenshots zeigen die tatsächliche Oberfläche von Version 1.5.2 mit Beispieldaten. Namen, Termine, Inhalte und Domains sind Beispiele. Verwenden Sie die Adresse und Freigabelinks Ihrer eigenen Installation.

Grundlagen

Anmelden, Passwort ändern und abmelden

Ziel: Ihr persönliches Konto öffnen und sicher wieder verlassen.

Anmeldeseite von Actora mit Benutzername und Passwort

Schritt für Schritt anmelden

  1. Öffnen Sie die Actora-Adresse, die Ihnen Ihre Administration mitgeteilt hat.
  2. Tragen Sie Ihren Benutzernamen ein. Das ist der vergebene Kontoname, nicht automatisch Ihre E-Mail-Adresse.
  3. Tragen Sie Ihr Passwort ein. Das Augensymbol zeigt es bei Bedarf an; ein weiterer Klick verbirgt es wieder.
  4. Klicken Sie auf Anmelden.
  5. Beim ersten Zugang mit einem vorläufigen Passwort müssen Sie ein neues Passwort festlegen. Geben Sie das vorläufige Passwort als aktuelles Passwort ein, ergänzen Sie das neue zweimal und wählen Sie Passwort speichern.

Ergebnis: Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie mit den für Ihr Konto verfügbaren Funktionen arbeiten.

Ihr Passwort später ändern

Kontodialog zum Ändern des Passworts

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen beziehungsweise Ihr Kontosymbol.
  2. Geben Sie das aktuelle Passwort ein.
  3. Geben Sie ein neues Passwort ein und wiederholen Sie es. Die Eingabemaske verlangt mindestens 15 Zeichen.
  4. Wählen Sie Passwort speichern. Andere bestehende Sitzungen dieses Kontos werden beendet.

Abmelden oder Zugang wiederherstellen

Zum Abmelden klicken Sie oben rechts auf das Symbol Abmelden neben Ihrem Namen. Ein vergessenes Passwort setzt die Administration zurück. Actora bietet in dieser Version keinen selbstständigen Passwort-Reset per E-Mail an.

Wenn die Anmeldung trotz korrekter Angaben nicht klappt, prüfen Sie Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung und wenden Sie sich an Ihre Administration. Nach wiederholten fehlgeschlagenen Versuchen kann der Zugang vorübergehend begrenzt sein.

Grundlagen

Übersicht, Navigation und persönliche Einführung

Ziel: Die Arbeitsbereiche finden und sich die freigeschalteten Funktionen erklären lassen.

Actora-Übersicht mit letzten Briefen und nächsten Sitzungen

Die Oberfläche nutzen

Auf einem Smartphone öffnen Sie die Navigation über Menü. Ein Klick außerhalb der geöffneten Seitenleiste oder die Escape-Taste schließt sie wieder.

Geführte Einführung starten

Hilfe und Einführung mit verfügbaren Kapiteln

  1. Öffnen Sie Hilfe & Einführung.
  2. Wählen Sie Gesamte Einführung starten oder Kapitel starten bei einem einzelnen Thema.
  3. Folgen Sie den angezeigten Schritten. Sie können die Einführung pausieren und später fortsetzen.
  4. Über Anleitung als Text lesen öffnen Sie die Erläuterungen ohne geführte Tour.

Der Fortschritt wird für Ihr Konto gespeichert. Neu freigeschaltete Funktionen erhalten passende Einführungskapitel. Die Tour selbst erstellt oder löscht keine Dokumente und aktiviert keine Updates.

Fehlt Gremien, benötigen Sie zunächst eine Freischaltung. Fehlt ein bestimmtes Gremium, muss Ihr Konto zusätzlich auf dessen Zugriffsliste stehen. Eine globale Freischaltung allein reicht nicht aus.

Briefwerk

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Briefwerk.

Briefwerk

Einen Brief Schritt für Schritt erstellen

Ziel: Einen Brief auf Grundlage des vorgegebenen Drucklayouts schreiben.

Briefformular mit Absender- und Adressfeldern

Schritt 1: Absender und Empfänger eintragen

  1. Öffnen Sie Brief erstellen.
  2. Prüfen Sie Organisation, Funktion des Absenders, Name des Absenders und Absenderadresse.
  3. Ändern Sie diese Angaben bei Bedarf. Die Änderungen gelten für diesen Brief; die allgemeinen Voreinstellungen ändern Sie dadurch nicht.
  4. Ergänzen Sie bei Bedarf die Rücksendezeile und prüfen Sie den Ort im Briefdatum.
  5. Tragen Sie den Adressaten ein oder lassen Sie das Feld leer. Es ist optional.
  6. Prüfen Sie Briefdatum und Betreff und ergänzen Sie die Anrede.

Schritt 2: Den Brieftext schreiben

WYSIWYG-Editor und schematische Druckvorschau

  1. Schreiben Sie in das Feld Brieftext.
  2. Markieren Sie Text und wählen Sie die gewünschte Formatierung, beispielsweise Fett, Kursiv, Listen, Ausrichtung oder einen Link.
  3. Nutzen Sie Rückgängig und Wiederholen, wenn Sie eine Änderung korrigieren möchten.
  4. Prüfen Sie rechts die Druckvorschau. Bei einem längeren Brief können Sie zwischen den Vorschauseiten wechseln.

Schriftart und Schriftgröße bleiben vorgegeben: Liberation Sans, 11 pt. Beim Einfügen fremder Texte werden fremde Schriftvorgaben nicht übernommen. Externe Bilder sind kein Bestandteil des Briefeditors.

Actora teilt lange Briefe automatisch auf Folgeseiten auf. Zusätzliche manuelle Seitenumbrüche sind über den Editor möglich. Die Vorschau ist schematisch; maßgeblich ist die erzeugte PDF. Ein Brief darf höchstens 30 Seiten beziehungsweise 30.000 Textzeichen umfassen.

Schritt 3: Abschluss prüfen

  1. Ergänzen Sie Grußformel, Name unter der Unterschrift und Funktion.
  2. Entscheiden Sie unter Druckoptionen, ob Falzmarken einfügen aktiviert sein soll.
  3. Kontrollieren Sie Absender, Empfänger, Datum, Betreff und Text.
  4. Folgen Sie der Anleitung PDF erstellen und drucken.

Der Brief wird erst beim Erstellen einer PDF gespeichert. Verlassen Sie das Formular deshalb nicht mit der Erwartung, dass ein unfertiger Brief bereits im Archiv liegt.

Briefwerk

Brief-PDF erstellen und auf Briefpapier drucken

Ziel: Die richtige Datei erzeugen und passend auf vorhandenes Briefpapier drucken.

Grußformel, Unterschrift und Druckoptionen

PDF erstellen

  1. Schreiben und prüfen Sie den Brief wie unter Brief erstellen beschrieben.
  2. Aktivieren Sie bei Bedarf Falzmarken einfügen. Die Markierungen erscheinen auf der ersten Seite links bei 105 und 210 mm.
  3. Klicken Sie auf Druck-PDF erstellen.
  4. Nach erfolgreicher Erstellung finden Sie den Brief unter Meine PDFs.
  5. Öffnen Sie die Kontrollansicht, um die Platzierung zusammen mit der Briefkopfvorlage zu prüfen.
  6. Laden Sie mit Herunterladen die eigentliche Druckdatei herunter.
Datei oder Ansicht Zweck
Druck-PDF Ergänzende Inhalte für den Ausdruck auf vorhandenem Briefpapier; der vorgedruckte Briefkopf wird nicht erneut mitgedruckt.
Kontrollansicht Prüfung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage.
Druckvorschau im Formular Schematische Orientierung während der Eingabe.

Auf Briefpapier drucken

  1. Legen Sie das passende Briefpapier in den Drucker.
  2. Öffnen Sie die heruntergeladene Druck-PDF in Ihrem PDF-Programm.
  3. Wählen Sie das Papierformat A4.
  4. Wählen Sie Tatsächliche Größe beziehungsweise 100 %. Eine automatische Anpassung an die Seite verändert die Positionen.
  5. Prüfen Sie die Druckvorschau Ihres PDF-Programms und drucken Sie zunächst ein Exemplar.
  6. Bei einem mehrseitigen Brief kontrollieren Sie auch die Folgeseiten.

Wenn alle ergänzten Inhalte gleichmäßig zu weit links, rechts, oben oder unten stehen, kann die Administration den Druckversatz korrigieren. Ändern Sie vorher nicht wahllos die Druckskalierung. Die Vorlageneinstellungen (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Absender, Drucklayout, Seitenfuß und Speicherfristen einstellen“) erläutern die Korrektur.

Briefwerk

Eigene PDFs finden, herunterladen, übernehmen und löschen

Ziel: Ihre persönlichen Briefe verwalten.

Persönliches PDF-Archiv mit Dokumentaktionen

Einen Brief finden und herunterladen

Einen vorhandenen Brief als Ausgangspunkt nutzen

  1. Wählen Sie beim gewünschten Dokument Übernehmen.
  2. Die gespeicherten Angaben werden in das Briefformular geladen.
  3. Passen Sie insbesondere Empfänger, Datum, Betreff und Inhalt an.
  4. Klicken Sie auf Druck-PDF erstellen, um einen neuen Brief abzulegen.

Die ursprüngliche PDF bleibt unverändert. „Übernehmen“ ersetzt sie nicht.

Eine PDF löschen

  1. Klicken Sie beim betreffenden Brief auf Löschen.
  2. Prüfen Sie die Bestätigung PDF löschen?.
  3. Wählen Sie Jetzt löschen oder Abbrechen.

Das Löschen entfernt die PDF und die zugehörigen gespeicherten Briefdaten aus Ihrem Archiv. Actora bietet hierfür keinen Papierkorb. Laden Sie benötigte Unterlagen vorher herunter.

Das Briefarchiv ist persönlich. Andere Gremienmitglieder erhalten dadurch keinen Zugriff auf Ihre Briefe. Gemeinsame Sitzungs-PDFs liegen im PDF-Archiv der Sitzung (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten“).

Gremien und Sitzungen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Gremien und Sitzungen.

Gremien und Sitzungen

Gremien anlegen und gemeinsame Zugriffe verwalten

Voraussetzung: Das Gremientool ist für Ihr Konto ausdrücklich freigeschaltet.

Gremienübersicht

Ein Gremium öffnen oder anlegen

  1. Öffnen Sie Gremien.
  2. Klicken Sie auf ein vorhandenes Gremium oder auf Gremium anlegen.
  3. Geben Sie dem neuen Gremium einen Namen und eine passende Beschreibung.
  4. Wählen Sie auf der Zugriffsliste die Personen, die gemeinsam mitarbeiten sollen.
  5. Klicken Sie auf Gremium speichern.

Gremium bearbeiten mit Zugriffsliste

Auf der Zugriffsliste stehen nur aktive Konten, für die das Gremientool freigeschaltet wurde. Fehlt eine Person, muss die Administration zunächst deren Freischaltung (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten“) prüfen.

Was können Mitglieder gemeinsam tun?

Alle berechtigten Mitglieder können die Tagesordnungen, Protokolle und Sprechzettel dieses Gremiums bearbeiten. Sie können außerdem Anträge bearbeiten und gemeinsame Dokumente herunterladen oder löschen. Auch das eigene Gremienlogo wird gemeinsam verwaltet.

Die anlegende Person oder die berechtigte Administration verwaltet die Gremienzugriffe und kann das gesamte Gremium löschen. Eine Administratorrolle allein eröffnet keinen Zugriff auf fremde Gremienunterlagen: Modulfreischaltung und Gremienzuordnung bleiben erforderlich.

Die Zugriffsliste später ändern

  1. Öffnen Sie das Gremium.
  2. Wählen Sie Gremium & Mitglieder.
  3. Passen Sie die ausgewählten Konten an.
  4. Wählen Sie Gremium speichern.

Achtung beim Löschen eines Gremiums: Es werden auch dessen Sitzungen, Anträge, Anlagen und Dokumente entfernt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn der gesamte gemeinsame Arbeitsbereich entfallen soll.

Gremien und Sitzungen

Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen

Ziel: Sitzungstitel, Termin, Ort sowie Haupt- und Untertagesordnungspunkte erfassen.

Gremium mit den Bereichen Sitzungen und Anträge

Die Sitzung anlegen

  1. Öffnen Sie Gremien und wählen Sie das Gremium.
  2. Öffnen Sie Sitzungen.
  3. Klicken Sie auf Sitzung anlegen.
  4. Geben Sie einen frei gewählten Titel dieser Sitzung ein. Er muss nicht dem Gremiennamen entsprechen.
  5. Ergänzen Sie Datum und Uhrzeit sowie Sitzungsort / Format.

Sitzungsdaten und Beginn der Tagesordnung

Titel, Termin und Ort stehen im Kopf der Tagesordnung, des Protokolls und des Sprechzettels. Später ändern Sie diese Angaben über Titel & Sitzungsdaten ändern.

Tagesordnungspunkte erfassen

TOP-Formular mit Zuordnung, Art und Abstimmungskennzeichnung

  1. Geben Sie jedem Punkt einen Titel.
  2. Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zum TOP / Termin und einen Link zum TOP.
  3. Mit TOP hinzufügen ergänzen Sie weitere Punkte. Die Pfeile ändern die Reihenfolge.
  4. Für einen Unterpunkt wählen Sie unter Zuordnung den passenden Haupt-TOP. Es gibt eine Unterebene.
  5. Aktivieren Sie ggf. Abstimmung, wenn im Protokoll die Entscheidungsfelder angeboten werden sollen.
  6. Für eine Veranstaltung wählen Sie als Art den Eintrag Termin und ergänzen Terminbeginn und Terminort.

Actora nummeriert Hauptpunkte automatisch als 1, 2, 3 und Unterpunkte beispielsweise als 2.1. Unterpunkte werden beim Speichern dem Hauptpunkt zugeordnet. Termine erhalten in der PDF einen eigenen hervorgehobenen Block.

Speichern

  1. Wählen Sie Entwurf speichern, um die gemeinsame Tagesordnung abzulegen.
  2. Wählen Sie Speichern & PDF erstellen, wenn zusätzlich eine Tagesordnungs-PDF benötigt wird.
  3. Die erzeugte Datei liegt im PDF-Archiv dieser Sitzung.

Wenn Sie einen TOP mit vorhandenen Protokoll- oder Sprechzetteldaten entfernen, verlangt Actora eine ausdrückliche Bestätigung. Prüfen Sie diese, bevor Sie die zugehörigen Aufzeichnungen entfernen.

Gremien und Sitzungen

Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen

Voraussetzung: Die Sitzung und ihre Tagesordnung wurden bereits gespeichert.

Protokoll mit Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung

Kopf und Verlauf erfassen

  1. Öffnen Sie die Sitzung unter Gremien → Ihr Gremium → Sitzungen.
  2. Wählen Sie den Reiter Protokoll.
  3. Ergänzen Sie Anwesend, Entschuldigt und bei Bedarf Abwesend.
  4. Tragen Sie Sitzungsleitung und Protokollführung ein.
  5. Schreiben Sie zu jedem Haupt- und Unter-TOP das Verlaufsprotokoll in das zugehörige Textfeld.

Die Kopftabelle der PDF enthält Sitzungstitel, Termin, Ort, Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung. Die Schriftart und die Schriftgröße der Texte bleiben vorgegeben.

Eine Entscheidung dokumentieren

TOP-Verlauf mit Abstimmungszahlen und Entscheidung

Bei TOPs mit ggf. Abstimmung wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

Auswahl Ihr nächster Schritt
Abstimmung Ganze Zahlen für Ja, Nein und Enthaltung eintragen. Anschließend Antrag angenommen oder Antrag abgelehnt auswählen.
keine Abstimmung Wählen, wenn zu diesem TOP tatsächlich keine Abstimmung stattfand.
Wiedervorlage Unter Wiedervorlage in Sitzung eine spätere Sitzung desselben Gremiums auswählen.

Beispiel: 5 Ja, 2 Nein und 1 Enthaltung ergeben ERGEBNIS: 5/2/1. Die PDF hebt die Abstimmung unter dem Verlauf tabellarisch hervor. Die Entscheidung „angenommen“ oder „abgelehnt“ tragen Sie ausdrücklich ein; Actora entscheidet sie nicht für Sie.

Für eine Wiedervorlage muss die spätere Sitzung bereits angelegt sein. Die Zuordnung erscheint im Protokoll. Sie erzeugt keinen neuen TOP automatisch in der Folgesitzung.

Speichern und PDF erstellen

  1. Prüfen Sie Anwesenheit, alle Texte und Entscheidungen.
  2. Wählen Sie Entwurf speichern oder Speichern & PDF erstellen.
  3. Öffnen Sie bei PDF-Erstellung das PDF-Archiv der Sitzung.
  4. Prüfen Sie die fertige Datei mit der Überschrift PROTOKOLL.
Gremien und Sitzungen

Einen Sprechzettel für die Sitzungsleitung erstellen

Ziel: Zu jedem TOP interne Hinweise für die Sitzungsleitung zusammenstellen.

Sprechzettel mit eigenen Notizfeldern je Tagesordnungspunkt

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sitzung.
  2. Wählen Sie den Reiter Sprechzettel.
  3. Schreiben Sie unter Hinweise für die Sitzungsleitung die Informationen für den jeweiligen TOP.
  4. Nutzen Sie den Editor beispielsweise für Stichpunkte, Reihenfolge der Wortmeldungen oder den Hinweis auf eine Anlage.
  5. Ergänzen Sie auch die Hinweise für Unter-TOPs und Terminpunkte, soweit erforderlich.
  6. Wählen Sie Entwurf speichern, um später weiterzuarbeiten.
  7. Wählen Sie Speichern & PDF erstellen, wenn die Unterlage fertig ist.
  8. Öffnen Sie die Datei im PDF-Archiv der Sitzung.

Die PDF übernimmt die Tagesordnung und verwendet den Kopf SPRECHZETTEL. Sitzungstitel, Termin und Ort werden aus derselben Sitzung übernommen.

Sprechzettel und Verlaufsprotokoll haben getrennte Textfelder. Schreiben Sie persönliche Moderationshinweise in den Sprechzettel und den tatsächlichen Sitzungsverlauf in das Protokoll. Beide sind für berechtigte Gremienmitglieder zugänglich. Die öffentliche Tagesordnungsfreigabe zeigt den Sprechzettel nicht.

Wenn Sie die Tagesordnung später verändern, prüfen Sie die Notizen erneut und erzeugen Sie bei Bedarf einen neuen Sprechzettel. Eine bereits erzeugte PDF wird nicht nachträglich geändert.

Gremien und Sitzungen

Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten

Ziel: Den Unterschied zwischen Entwurf und erzeugtem Dokument verstehen.

Gemeinsames Sitzungsarchiv für Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel

Entwurf oder PDF?

Aktion Ergebnis
Entwurf speichern Gemeinsamen Bearbeitungsstand sichern, ohne eine zusätzliche PDF zu erzeugen.
Speichern & PDF erstellen Bearbeitungsstand sichern und eine neue PDF ins Sitzungsarchiv legen.
Ansehen / Herunterladen Die bereits erzeugte PDF öffnen beziehungsweise speichern.

Eine Sitzungs-PDF herunterladen

  1. Öffnen Sie das Gremium und die betreffende Sitzung.
  2. Wählen Sie PDF-Archiv.
  3. Prüfen Sie Dokumentart, Erstellungszeit und Seitenzahl.
  4. Wählen Sie Ansehen oder Herunterladen.

Alle berechtigten Mitglieder dieses Gremiums greifen auf dasselbe Archiv zu. Die PDF enthält den Stand zum Erstellzeitpunkt. Änderungen am Entwurf, am Sitzungsort oder am Logo ändern vorhandene PDFs nicht.

Wenn zwei Personen gleichzeitig bearbeiten

  1. Wenn Actora einen zwischenzeitlich geänderten Stand meldet, kopieren Sie Ihre noch nicht gespeicherten Texte an einen geeigneten geschützten Ort.
  2. Laden Sie die Sitzung neu.
  3. Vergleichen Sie Ihre Änderungen mit dem aktuellen Stand und stimmen Sie sich bei Bedarf mit der anderen Person ab.
  4. Übernehmen Sie nur die weiterhin passenden Änderungen und speichern Sie erneut.

Actora verhindert das Überschreiben mit einem veralteten Stand. Es führt die Texte nicht automatisch zusammen.

Löschen und Fristen

Löschen bei einer PDF entfernt diese Datei. Sitzung löschen entfernt die Tagesordnung, Notizentwürfe und Sitzungs-PDFs nach Passwortbestätigung. Prüfen Sie zuvor, ob andere Mitglieder die Unterlagen noch benötigen.

Die bei Sitzungsanlage geltende Speicherfrist gilt auch für ihre PDFs. Bearbeiten verlängert diese Frist nicht. Die angezeigten Termine sind keine Zusage einer dauerhaften Archivierung.

Gremien und Sitzungen

Logo und Seitenfuß je Gremium anpassen

Ziel: Das Erscheinungsbild der drei Sitzungs-PDF-Arten einstellen.

Gremienlayout mit Logo-Ausgabe, Größe und Ausrichtung

  1. Öffnen Sie das Gremium.
  2. Wählen Sie Logo & Seitenfuß. Der gleiche Zugang ist auch innerhalb einer Sitzung verfügbar.
  3. Wählen Sie unter Logo-Ausgabe eine der folgenden Optionen.
  4. Laden Sie bei eigener Ausgabe eine passende PNG- oder JPEG-Datei hoch.
  5. Wählen Sie Ausrichtung: Links, Mittig oder Rechts.
  6. Legen Sie Maximale Breite und Maximale Höhe fest.
  7. Klicken Sie auf Gremienlayout speichern.
  8. Erzeugen Sie anschließend eine neue Tagesordnung, ein neues Protokoll oder einen neuen Sprechzettel als PDF und prüfen Sie den Seitenfuß.
Logo-Ausgabe Bedeutung
Allgemeines Logo übernehmen Allgemeine Freigabe, Größe und Ausrichtung aus der Administration nutzen.
Eigenes Logo verwenden Die eigene Gremiendatei und die hier eingestellten Maße nutzen.
Ohne Logo Keine Logo-Ausgabe; eine gespeicherte eigene Datei bleibt für spätere Nutzung erhalten.

Für die eigene Datei sind 15–60 mm Breite und 5–15 mm Höhe möglich. Das Logo wird proportional in beide Grenzen eingepasst und erscheint auf jeder Seite. Die Seitenzahl bleibt darüber.

Dateigrenzen: maximal 2 MB, höchstens 2.000 Pixel pro Seite und insgesamt 1 Million Pixel. PNG muss ohne Interlacing und mit maximal 8 Bit pro Farbkanal vorliegen. Ein hochauflösendes Markenlogo muss deshalb gegebenenfalls vor dem Upload verkleinert werden.

Alle berechtigten Gremienmitglieder können diese Einstellungen ändern. Andere Gremien und Briefe behalten ihre eigenen Einstellungen. Vorhandene Archiv-PDFs bleiben unverändert. Eigenes Logo entfernen löscht die Datei aus diesem Gremium; Ohne Logo schaltet nur die Ausgabe aus.

Anträge

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Anträge.

Anträge

Einen internen Antrag erstellen

Voraussetzung: Sie sind berechtigtes Mitglied des Gremiums.

Internes Antragstool mit Autor, Titel und Antragsart

  1. Öffnen Sie Gremien → Ihr Gremium → Anträge.
  2. Wählen Sie Antragstool oder Antrag erstellen.
  3. Tragen Sie Ersteller / Autor und Antragstitel ein.
  4. Wählen Sie die Antragsart.
  5. Schreiben Sie den Antragstext im Editor.
  6. Ergänzen Sie die Begründung im zweiten Editor.
  7. Fügen Sie bei Bedarf unter Anlagen passende Dateien hinzu.
  8. Prüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf Antrag erstellen.
Kürzel Bedeutung
A Antrag
ÄA Änderungsantrag
NF Neufassung

Ergebnis: Actora erstellt ein DOCX-Dokument und legt den Antrag im Antragsverzeichnis des Gremiums ab. Er ist keinem Sitzungstermin automatisch zugeordnet. Wenn er beraten werden soll, ergänzen Sie den passenden TOP in der Tagesordnung.

Schriftart und Schriftgröße sind auch in diesem Editor vorgegeben. Inhalt und Begründung dürfen jeweils höchstens 15.000 Zeichen umfassen.

Optionale interne Anlagen

Sie können maximal drei Dateien mit jeweils 2 MB hinzufügen. Unterstützt sind PDF, DOCX, PNG und JPEG. Für Bilddateien gelten zusätzlich die angezeigten Pixelgrenzen. Bilder werden ins Word-Dokument eingefügt; PDF- und Word-Anlagen erscheinen im Anlagenverzeichnis und stehen separat zum Download bereit.

Das öffentliche Antragstool hat in Version 1.5.2 keinen Dateiupload. Die Anlagenfunktion gehört zum internen Formular.

Anträge

Anträge im Verzeichnis finden und bearbeiten

Ziel: Eingegangene Word-Dokumente im gemeinsamen Gremium verwalten.

Antragsverzeichnis mit Monat, Suche und Word-Download

  1. Öffnen Sie Gremien → Ihr Gremium → Anträge.
  2. Wählen Sie Antragsverzeichnis.
  3. Die Anträge stehen unter ihrem Eingangsmonat. Die neuesten Eingänge werden zuerst angezeigt; maßgeblich ist Europe/Berlin.
  4. Nutzen Sie Anträge suchen, um nach Titel oder Autor zu filtern.
  5. Klicken Sie auf Word herunterladen, um die DOCX-Datei zu speichern.
  6. Öffnen Sie bei Bedarf Anlagen, um zusätzliche Dateien herunterzuladen.

Einen Antrag bearbeiten

  1. Wählen Sie beim Antrag Bearbeiten.
  2. Ändern Sie Autor, Titel, Art, Text oder Begründung und prüfen Sie die Anlagen.
  3. Wählen Sie Änderungen speichern.
  4. Laden Sie die aktualisierte Word-Datei aus dem Verzeichnis herunter.

Der ursprüngliche Eingangsmonat und die Speicherfrist ändern sich durch das Bearbeiten nicht. Bei einer zwischenzeitlichen Änderung durch eine andere Person sichern Sie Ihre Eingaben und laden den aktuellen Stand neu.

Einen Antrag löschen

  1. Öffnen Sie Weitere Aktionen.
  2. Wählen Sie Antrag löschen.
  3. Prüfen und bestätigen Sie die Löschung.

Alle berechtigten Mitglieder dieses Gremiums können Anträge lesen, bearbeiten, herunterladen und löschen. Der Antrag und die zugehörigen Dateien werden bei einer Löschung aus der aktiven Ablage entfernt. Laden Sie benötigte Unterlagen vorher herunter. Das Verzeichnis ist kein unbegrenztes Langzeitarchiv.

Anträge

Ein öffentliches Antragstool für das Gremium aktivieren

Voraussetzung: Sie haben das Gremium angelegt oder besitzen den berechtigten Administrationszugriff.

Öffentliche Antragsseite einrichten

  1. Öffnen Sie Gremien → Ihr Gremium → Anträge.
  2. Wählen Sie den Reiter Öffentliche Seite.
  3. Tragen Sie die HTTPS-Adresse von Actora ein, beispielsweise https://actora.example.invalid/index.php. Nutzen Sie Ihre echte Adresse ohne ? und nachfolgende Parameter.
  4. Wenn Sie die Seite in SharePoint einbetten möchten, ergänzen Sie die SharePoint-Domain, beispielsweise https://ihrtenant.sharepoint.com. Tragen Sie keinen Seitenpfad ein.
  5. Lesen und bestätigen Sie die Erklärung zum öffentlichen Zugang.
  6. Klicken Sie auf Öffentliche Seite aktivieren.
  7. Kopieren Sie den Freigabelink oder öffnen Sie Seite öffnen zur Prüfung.
  8. Für SharePoint kopieren Sie den Einbettungscode und folgen dieser Einbettungsanleitung (siehe Kapitel „Öffentliche Tagesordnung und SharePoint“, Seite „Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten“).

Der öffentliche Antragseingang gehört genau zu diesem Gremium. Eine Microsoft-App ist dafür nicht erforderlich. Ohne SharePoint-Einbettung kann die SharePoint-Domain leer bleiben.

Den Zugang richtig einordnen

Jede Person mit dem Freigabelink kann Anträge einreichen. Ein Autorname wird eingegeben, aber nicht als Identität überprüft. Der SharePoint-Login schützt die direkt aufrufbare Actora-Seite nicht. Die Nichtindexierung fordert Suchmaschinen auf, die Seite nicht zu listen; sie ist kein Zugangsschutz.

Anträge

Öffentlich einen Antrag einreichen und einmal herunterladen

Für: Personen, die einen Freigabelink zum Antragstool erhalten haben. Ein Actora-Konto ist nicht erforderlich.

Öffentliches Antragsformular

  1. Öffnen Sie den bereitgestellten Link oder das eingebettete Formular in SharePoint.
  2. Prüfen Sie den angezeigten Gremiennamen, damit Ihr Antrag beim richtigen Gremium eingeht.
  3. Tragen Sie Ersteller / Autor und Antragstitel ein.
  4. Wählen Sie A, ÄA oder NF.
  5. Schreiben Sie Antragstext und Begründung.
  6. Prüfen Sie die Angaben und bei Bedarf die Datenschutzinformationen unter dem Formular.
  7. Klicken Sie auf Antrag einreichen & Word erstellen.

Bestätigungsseite mit einmaligem Word-Download

Die Datei sichern

  1. Warten Sie auf die Bestätigung Ihr Antrag ist angekommen.
  2. Wählen Sie Word-Datei einmalig herunterladen.
  3. Speichern Sie die DOCX-Datei auf Ihrem Gerät und prüfen Sie den Download.

Der öffentliche Download ist 15 Minuten verfügbar und einmalig. Die Berechtigung wird beim Start der Übertragung verbraucht, nicht erst beim erfolgreichen Speichern auf Ihrem Gerät. Schließen Sie die Bestätigungsseite deshalb erst nach dem Download.

Wenn der Download abgelaufen ist, bereits verwendet wurde oder fehlgeschlagen ist, wenden Sie sich an ein berechtigtes Gremienmitglied. Dieses kann die Datei weiterhin aus dem internen Verzeichnis herunterladen, solange der Antrag dort verfügbar ist. Reichen Sie denselben Antrag dafür nicht erneut ein.

Das öffentliche Formular bietet keinen Dateiupload. Für Anlagen wenden Sie sich an das Gremium oder nutzen als berechtigtes Mitglied das interne Antragstool.

Öffentliche Tagesordnung und SharePoint

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Öffentliche Tagesordnung und SharePoint.

Öffentliche Tagesordnung und SharePoint

Eine Tagesordnung öffentlich freigeben

Ziel: Den gespeicherten Tagesordnungsentwurf veröffentlichen und optional bis zwölf Stunden vor der Sitzung bearbeiten lassen.

Freigabeeinstellungen einer Tagesordnung

Eine Freigabe erstellen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sitzung.
  2. Speichern Sie zuerst die Tagesordnung und prüfen Sie ihren Inhalt.
  3. Wählen Sie SharePoint & Freigabe.
  4. Tragen Sie die HTTPS-Adresse der Anwendung ohne Anfrageparameter ein.
  5. Tragen Sie die SharePoint-Adresse als Tenant-Domain ohne Seitenpfad ein.
  6. Entscheiden Sie, ob Öffentliches Bearbeiten bis zwölf Stunden vor Sitzungsbeginn erlauben aktiviert sein soll.
  7. Lesen und bestätigen Sie die Erklärung zum öffentlichen Zugriff.
  8. Wählen Sie Freigabe erstellen.
  9. Prüfen Sie den öffentlichen Link und den angezeigten Bearbeitungsschluss.

Öffentliche Tagesordnung mit Sitzungstermin, Ort und TOPs

Freigegeben werden Sitzungstitel, Datum, Uhrzeit, Ort und TOPs einschließlich Informationen und Links. Protokolle, Anwesenheit, Abstimmungsergebnisse, Sprechzettel und PDFs werden nicht veröffentlicht. Die Leseansicht prüft alle 30 Sekunden auf Änderungen am gespeicherten Entwurf.

Die Zwölf-Stunden-Regel

Beispiel: Beginnt die Sitzung am 14.10.2026 um 17:00 Uhr, endet die öffentliche Bearbeitung am 14.10.2026 um 05:00 Uhr. Actora verwendet Europe/Berlin und prüft den Schluss auch beim Speichern eines bereits geöffneten Formulars.

Danach bleibt die Tagesordnung lesbar. Berechtigte Gremienmitglieder können sie im internen System weiter bearbeiten. Eine Terminverschiebung öffnet eine bereits geschlossene Freigabe nicht automatisch erneut. Dafür muss ein neuer Link erzeugt werden.

Öffentlich bearbeiten oder widerrufen

Vor Fristende erscheint Tagesordnung bearbeiten. Öffentliche Personen können TOPs ändern, hinzufügen und ordnen und anschließend Tagesordnung speichern wählen. Sitzungstitel, Beginn und Ort ändern ausschließlich interne Nutzer. Punkte mit internen Aufzeichnungen lassen sich unter Umständen nur intern entfernen.

Jede Person mit dem Link kann den Zugang nutzen; SharePoint-Anmeldung ist kein Schutz dieses Links. Mit Öffentliche Freigabe widerrufen beenden Sie den öffentlichen Zugriff. Ein neuer Link sperrt den alten; aktualisieren Sie anschließend auch die Einbettung.

Öffentliche Tagesordnung und SharePoint

Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten

Voraussetzungen: Eine aktivierte Actora-Freigabe, eine HTTPS-Adresse und Bearbeitungsrechte an der SharePoint-Seite.

Einrichtung des öffentlichen Antragstools mit Freigabelink und Einbettungscode

Schritt 1: Den richtigen Code aus Actora kopieren

  1. Für eine Tagesordnung öffnen Sie Sitzung → SharePoint & Freigabe.
  2. Für das Antragstool öffnen Sie Gremium → Anträge → Öffentliche Seite.
  3. Prüfen Sie die eingetragene SharePoint-Domain.
  4. Kopieren Sie den vollständigen Einbettungscode für SharePoint. Beim Antragstool steht dafür Einbettungscode kopieren bereit.

Verwenden Sie den Code der öffentlichen Ansicht. Die interne Konto- oder Verwaltungsseite ist nicht für diese Einbettung bestimmt.

Schritt 2: Den Code in SharePoint einsetzen

  1. Öffnen Sie Ihre SharePoint-Seite und wählen Sie Bearbeiten.
  2. Fügen Sie das Webpart Einbetten hinzu. Je nach Oberfläche finden Sie es über das Pluszeichen oder die Webpart-Werkzeugleiste.
  3. Öffnen Sie dessen Eigenschaften und fügen Sie den kopierten iframe-Code in das Feld für Websiteadresse oder Einbettungscode ein.
  4. Prüfen Sie die Darstellung und veröffentlichen Sie die Seite erneut.

Der von Actora erzeugte iframe-Code ist einer bloßen Websiteadresse vorzuziehen. Microsoft unterstützt hier HTTPS-Inhalte mit iframe-Einbettung; Script-Einbettungen sind nicht vorgesehen.

Schritt 3: Bei einer Domain-Sperre

Wenn SharePoint meldet, dass das Einbetten von dieser Website nicht erlaubt ist, muss eine Websitesammlungsadministration die Actora-Domain zulassen:

  1. Stammwebsite der betroffenen Websitesammlung öffnen.
  2. Einstellungen → Websiteeinstellungen öffnen; alternativ Websiteinformationen → Alle Websiteeinstellungen anzeigen.
  3. Unter Websitesammlungsverwaltung die HTML-Feldsicherheit öffnen.
  4. Die Liste erlaubter iframe-Domains um die tatsächliche Actora-Domain ergänzen und speichern.
  5. Die SharePoint-Seite erneut prüfen. Zusätzlich muss in Actora die richtige SharePoint-Tenant-Domain eingetragen sein.

Fehlt diese Einstellung, wenden Sie sich an die SharePoint-Administration. Es ist nicht erforderlich, beliebige Domains oder benutzerdefinierte Skripte pauschal freizugeben.

Wenn es weiterhin nicht funktioniert

Öffnen Sie zuerst den Freigabelink außerhalb von SharePoint. Funktioniert er dort, prüfen Sie Domain-Freigabe, Tenant-Adresse und iframe-Code. Wird ein alter Link verwendet, kopieren Sie den aktuellen Code neu. Bei „Verbindung verweigert“ kann außerdem eine zusätzliche Sperre im Hosting beziehungsweise Reverse Proxy vorliegen; die Hostingadministration muss die tatsächlichen Antwort-Header prüfen.

Quellen: Microsoft: Einbetten-Webpart, Microsoft: HTML-Feldsicherheit.

Administration

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Administration.

Administration

Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten

Für: Administratorinnen und Administratoren.

Benutzerkonten und ausdrückliche Freischaltung des Gremientools

Ein Konto anlegen

  1. Öffnen Sie Administration → Benutzerkonten.
  2. Ergänzen Sie unter Konto anlegen den Namen und Benutzernamen.
  3. Der Benutzername erlaubt Kleinbuchstaben, Zahlen, Punkt, Unterstrich und Bindestrich; die Maske verlangt 3–80 Zeichen.
  4. Wählen Sie Nutzer oder Administrator.
  5. Vergeben Sie ein vorläufiges Passwort mit mindestens 15 Zeichen.
  6. Klicken Sie auf Konto anlegen und übergeben Sie die Zugangsdaten auf einem geeigneten persönlichen Weg.
  7. Beim ersten Login muss die Person das Passwort ersetzen.

Gremienarbeit freischalten

  1. Suchen Sie das betreffende Konto in der Liste.
  2. Wählen Sie bei Gremientool den Wert Ausdrücklich freigeschaltet.
  3. Klicken Sie auf Zugriff speichern.
  4. Lassen Sie die Person die Seite neu öffnen.
  5. Ergänzen Sie das Konto anschließend auf der Zugriffsliste der passenden Gremien.

Neue und bestehende Konten erhalten das Gremientool nicht automatisch. Die Freischaltung und die Mitgliedschaft sind zwei getrennte Voraussetzungen. Nach einer Freischaltung wird die passende persönliche Einführung angeboten.

Sperren, zurücksetzen oder löschen

Konto sperren verhindert die Nutzung; Konto aktivieren gibt ein gesperrtes Konto wieder frei. Unter Passwort zurücksetzen vergeben Sie ein neues vorläufiges Passwort.

Konto löschen verlangt Ihr Administratorpasswort und entfernt das Konto samt persönlichen Briefen. Gemeinsame Gremiendaten folgen ihren eigenen Löschregeln. Das eigene Administratorkonto können Sie hier nicht sperren oder löschen.

Wenn Sie die Gremienfreischaltung entziehen, werden Gremienzugriffe beim nächsten Aufruf gesperrt. Eine spätere erneute Freischaltung ersetzt nicht die Prüfung der Gremien-Zugriffsliste.

Administration

Absender, Drucklayout, Seitenfuß und Speicherfristen einstellen

Für: Administration · Bereich: Administration → Vorlage & Datenschutz.

Allgemeine Absender- und Druckeinstellungen

Absender und Druckposition voreinstellen

  1. Öffnen Sie Vorlage & Datenschutz.
  2. Ergänzen Sie Organisation, Funktion, Name, Adresse, Ort und die optionale Rücksendezeile.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
  4. Erstellen Sie einen Testbrief und drucken Sie die Druck-PDF auf Originalbriefpapier mit A4 und 100 %.
  5. Bei einheitlicher Verschiebung korrigieren Sie den horizontalen oder vertikalen Druckversatz.
  6. Wiederholen Sie den Testausdruck.

Positive horizontale Werte verschieben nach rechts, negative nach links. Positive vertikale Werte verschieben nach unten, negative nach oben. Der zulässige Bereich ist jeweils ±5 mm. Nutzer können den Absender für einzelne Briefe weiterhin ändern.

Speicherfristen und Betreiberangaben pflegen

Speicherfrist und Datenschutzangaben in der Administration

  1. Legen Sie die Aufbewahrung neuer PDFs (Tage) fest. Der voreingestellte Wert ist 90 Tage; die Maske erlaubt 1–3.650 Tage.
  2. Ergänzen Sie den tatsächlichen Verantwortlichen und die Anschrift, den Datenschutzkontakt und die weiteren Angaben zur Verarbeitung.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.
  4. Prüfen Sie anschließend die Seite Datenschutz aus der Nutzersicht und die Hinweise der öffentlichen Seiten.

Neue Briefe, Sitzungen und Anträge erhalten die eingestellte Frist. Bereits gespeicherte Einträge behalten ihre Frist. Bearbeitung verlängert sie nicht; die Bereinigung erfolgt beim nächsten Programmaufruf. Benötigte Unterlagen müssen rechtzeitig außerhalb von Actora aufbewahrt werden.

Die Texte müssen zur tatsächlichen Nutzung Ihrer Installation passen. Das Ausfüllen der Felder allein bescheinigt keine datenschutzrechtliche Konformität.

Allgemeines Seitenfuß-Logo

Im Bereich Logo im Seitenfuß können Sie ein allgemeines PNG-/JPEG-Logo hochladen, die Ausgabe aktivieren sowie Größe und Ausrichtung festlegen. Prüfen Sie die angezeigten Datei- und Pixelgrenzen. Wählen Sie ausdrücklich, ob es für Gremien, Briefe oder beide ausgegeben werden soll. Klicken Sie auf Seitenfuß speichern und erzeugen Sie eine neue PDF.

Die allgemeine Logo-Breite ist von 15 bis 60 mm einstellbar; die maximale Höhe beträgt 10 mm. Für Briefe auf vorgedrucktem Papier aktivieren Sie die Ausgabe nur, wenn dort noch kein Seitenfuß-Logo vorhanden ist.

Ein Gremium kann dieses Logo übernehmen, ein eigenes verwenden oder auf die Ausgabe verzichten. Seine Einstellungen finden Sie unter Logo & Seitenfuß (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Logo und Seitenfuß je Gremium anpassen“). Alte PDFs ändern sich durch eine neue Voreinstellung nicht.

Administration

Ein signiertes ZIP-Update ohne Konsole installieren

Voraussetzung: Administratorkonto und ein zur aktiven Version passendes Updatepaket.

ZIP-Updates mit Paketprüfung und Anzeige der aktiven Version

Vorbereitung

  1. Öffnen Sie Administration → ZIP-Updates und lesen Sie die Aktive Version ab.
  2. Wählen Sie das genau dazu passende signierte Actora-Updatepaket.
  3. Sichern Sie vor der Aktivierung Datenbank, Konfiguration und geschützte Dateiablage über Ihr Hosting beziehungsweise Ihre Administration.
  4. Entpacken oder verändern Sie das Update-ZIP nicht.

Hochladen und aktivieren

  1. Wählen Sie unter Updatepaket die ZIP-Datei aus.
  2. Klicken Sie auf ZIP hochladen & prüfen.
  3. Prüfen Sie Ausgangs- und Zielversion sowie die Meldung zur gültigen Signatur und zu den Prüfsummen.
  4. Geben Sie Ihr Administratorpasswort ein.
  5. Klicken Sie auf Geprüftes Update aktivieren.
  6. Laden Sie die Seite neu und kontrollieren Sie die aktive Zielversion.
  7. Prüfen Sie Anmeldung und die für Sie wichtigen Arbeitsbereiche.

Die Maske akzeptiert Pakete bis 15 MB. Die Installation eines vorgesehenen ZIP-Updates benötigt keine Konsole und kein Composer. Eine fehlgeschlagene Prüfung ist kein Anlass, Signaturprüfungen zu deaktivieren.

Programmstand zurückschalten

Wenn eine vorherige Version verfügbar ist, zeigt die Seite Vorherige Version aktivieren an. Die Aktion verlangt Ihr Administratorpasswort und schaltet den Programmstand zurück.

Ein Programm-Rollback setzt gespeicherte Daten nicht zurück. Es ersetzt keine Datensicherung. Ein fehlerhafter oder nicht zur Installation passender vorheriger Stand sollte deshalb nicht ungeprüft aktiviert werden.

Unter Sicherheitsprotokoll können Sie die letzten 100 technischen Ereignisse ansehen. Dort stehen keine Brief- oder Sitzungstexte. Ereignisse laufen nach 90 Tagen ab. Für die Fehlersuche notieren Sie die genaue Meldung und eine gegebenenfalls angezeigte Fehlernummer.

Hilfe und Nachschlagen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Hilfe und Nachschlagen.

Hilfe und Nachschlagen

Häufige Probleme Schritt für Schritt lösen

Ziel: Häufige Fragen ohne unnötige Änderungen an gespeicherten Daten klären.

Hilfebereich mit persönlicher Einführung

Problem Vorgehen
Gremien fehlen im Menü Administration um ausdrückliche Gremienfreischaltung bitten; anschließend neu laden.
Ein bestimmtes Gremium fehlt Zusätzlich die Zugriffsliste des Gremiums prüfen lassen.
Abstimmungsfelder fehlen In der Tagesordnung beim betreffenden TOP ggf. Abstimmung aktivieren und speichern. Danach das Protokoll neu öffnen.
Wiedervorlage nicht auswählbar Zuerst eine spätere Sitzung desselben Gremiums anlegen.
Ein Text ist nach Verlassen der Seite nicht gespeichert Briefe werden erst mit der PDF-Erstellung abgelegt; Sitzungsentwürfe müssen ausdrücklich gespeichert werden.
Gleichzeitige Bearbeitung wird gemeldet Eigene Eingaben sichern, aktuellen Stand neu laden, Änderungen vergleichen und erneut speichern.
Die neue PDF sieht wie der alte Stand aus Prüfen, ob wirklich eine neue PDF erzeugt und die neueste Datei geöffnet wurde. Archivdateien werden nicht nachträglich geändert.
Druckpositionen sind verschoben A4 und 100 % prüfen; dann bei einheitlichem Versatz die Administration um Korrektur der Druckposition bitten.
Ein Logo-Upload wird abgelehnt Dateiformat, 2-MB-Grenze, maximal 2.000 Pixel pro Seite, 1 Million Gesamtpixel und PNG-Eigenschaften prüfen.
Eine interne Anlage wird abgelehnt Nur unterstützte Formate nutzen; maximal drei Anlagen mit je 2 MB und die Bildgrenzen beachten.
Öffentliche Tagesordnung ist nicht bearbeitbar Öffentliche Bearbeitung muss aktiviert sein. Den angezeigten Schluss zwölf Stunden vor Beginn prüfen. Nach Fristende intern bearbeiten.
Ein öffentlicher Word-Download funktioniert nicht mehr Einmalige Nutzung und 15-Minuten-Frist beachten; Gremienmitglied um internen Download bitten.
SharePoint blockiert die Einbettung Aktuellen iframe-Code, HTTPS, Actora-Tenant-Einstellung und SharePoint-Domainfreigabe prüfen.
ZIP-Update wird zurückgewiesen Ausgangsversion, unveränderte ZIP-Datei und signiertes Paket prüfen; genaue Meldung notieren.
„Anwendung momentan nicht verfügbar“ erscheint Fehlernummer, Uhrzeit und betroffenen Bereich an die Administration geben. Keine wiederholten Installationsversuche durchführen.

Eine hilfreiche Fehlermeldung weitergeben

  1. Notieren Sie den Bereich und die zuletzt ausgeführte Aktion.
  2. Kopieren Sie den genauen Meldungstext und die Fehlernummer.
  3. Geben Sie Zeitpunkt und aktive Programmversion an, soweit bekannt.
  4. Ergänzen Sie einen Screenshot, der die Meldung zeigt.
  5. Entfernen Sie vor der Weitergabe Passwörter, private Dokumentinhalte und Freigabelinks, wenn sie für die Fehlersuche nicht erforderlich sind.

Die Administration kann technische Ereignisse im Sicherheitsprotokoll prüfen und bei Hostingfehlern den Betreiber hinzuziehen. Die geführte Einführung erreichen Sie jederzeit über Hilfe & Einführung.

Hilfe und Nachschlagen

Begriffe, Zugriffsmodell und Quellen

Bereiche eines Gremiums: Sitzungen und Anträge

Die wichtigsten Begriffe

Begriff Bedeutung in Actora
Gremium Gemeinsamer Arbeitsbereich mit eigener Zugriffsliste, Sitzungen, Anträgen und Layout.
Sitzung Termin mit frei gewähltem Titel, Ort, Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel.
TOP / Unter-TOP Tagesordnungspunkt beziehungsweise dessen Unterpunkt.
Verlaufsprotokoll Aufzeichnung des tatsächlichen Verlaufs zu einem TOP.
Sprechzettel Hinweise und Stichpunkte für die Sitzungsleitung.
Wiedervorlage Dokumentierte Zuordnung eines TOPs zu einer späteren Sitzung; erzeugt dort keinen TOP automatisch.
Entwurf Gespeicherter Bearbeitungsstand; noch keine zusätzliche PDF.
Druck-PDF Ergänzende Briefinhalte für vorhandenes Briefpapier.
Kontrollansicht Briefdarstellung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage.
DOCX Word-Dokument, das das Antragstool erstellt.
Freigabelink Öffentliche Zugangsmöglichkeit für genau die freigegebene Ansicht.
Nicht indexiert Suchmaschinen werden zum Nichtlisten aufgefordert; kein Zugangsschutz.
Speicherfrist Zeitraum bis zum vorgesehenen Entfernen aus der aktiven Ablage.

Wer darf was?

Zugang Verfügbare Bereiche
Angemeldetes Nutzerkonto Brief erstellen, eigene PDFs verwalten, eigenes Passwort und persönliche Hilfe.
Konto mit Gremienfreischaltung Gremientool öffnen und Gremien anlegen; fremde Gremien nur mit zusätzlicher Zuordnung.
Berechtigtes Gremienmitglied Gemeinsame Sitzungen, Anträge und Dokumente bearbeiten, herunterladen und im vorgesehenen Rahmen löschen; Gremienlayout ändern.
Anlegende Person / berechtigte Administration Zusätzlich Gremienzugriffe und öffentliche Antragsseite verwalten sowie das gesamte Gremium löschen.
Administratorkonto Zusätzlich Benutzerverwaltung, allgemeine Einstellungen, Updates und Sicherheitsprotokoll; keine automatische Freigabe sämtlicher Gremien.
Person mit öffentlichem Tagesordnungslink Freigegebene Tagesordnung lesen; wenn erlaubt, TOPs bis zum Bearbeitungsschluss ändern.
Person mit öffentlichem Antragslink Antrag einreichen und die eigene erzeugte Word-Datei innerhalb der Frist einmal herunterladen.

Dokumentationsstand und Quellen

Diese Anleitung wurde gegen die Oberfläche und Bedienlogik von Actora 1.5.2 erstellt. Alle Bilder stammen aus einer isolierten Testinstallation mit Beispieldaten. Wenn eine spätere Version Bedienelemente oder Abläufe verändert, muss die Anleitung angepasst werden.

Die Anleitung erläutert die Bedienung. Die tatsächlichen Betreiberangaben, organisatorischen Vorgaben, Hostingbedingungen und Aufbewahrungspflichten werden dadurch nicht ersetzt.