# Actora

# Grundlagen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Grundlagen.

# Actora verstehen: Anwendung und Name

**Stand:** Actora 1.5.2 · **Für:** alle Nutzerinnen und Nutzer.

Actora verbindet das Schreiben von Briefen mit der Vorbereitung und Dokumentation von Gremiensitzungen. Das Antragstool nimmt Ideen auf und erstellt daraus Word-Dokumente. Welche Funktionen Sie sehen, hängt von Ihrem Konto und Ihren Gremienzugriffen ab.

![Actora-Logo mit gefaltetem A und geometrischer Wortmarke](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/IcJr9ms8KsUIbmHI-actora-logo.png)

## Was bedeutet „Actora“?

**Actora ist ein Kunstname mit lateinischem Bezug.** Die Namensdeutung knüpft an **acta** an: Aufzeichnungen und dokumentierte öffentliche Vorgänge. Das passt zu Tagesordnungen, Protokollen und Anträgen. Die Wortfamilie um **agere** verbindet den Namen außerdem mit Handeln und dem Voranbringen von Vorgängen. Actora ist keine wörtliche Übersetzung eines einzelnen lateinischen Begriffs.

Für die Anwendung lässt sich die Idee so zusammenfassen: **Gemeinsam handeln. Klar dokumentieren.** Diese Formulierung ist eine Deutung des Produktnamens, kein historisches lateinisches Zitat.

Das gefaltete A im Logo greift Papier und Dokumente auf. Die geometrische Wortmarke ergänzt es. Unter dem Actora-Logo steht in der Anwendung „Eine Anwendung von“ mit dem Logo von Jonathan Zachrau – Kommunikation, Design und Webentwicklung.

Quelle zum lateinischen Bezug: [Lewis & Short, Eintrag „ago“, insbesondere „acta“](https://atlas.perseus.tufts.edu/dictionaries/entry/urn:cite2:scaife-viewer:dictionary-entries.atlas_v1:lat.ls.perseus-eng2-n1605/).

## So finden Sie die passende Anleitung

<table id="bkmrk-ihre-aufgabe-beginne"><thead><tr><th>Ihre Aufgabe</th><th>Beginnen Sie hier</th></tr></thead><tbody><tr><td>Zum ersten Mal anmelden</td><td>[Anmelden und Passwort verwalten](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/books/actora/page/anmelden-passwort-andern-und-abmelden)</td></tr><tr><td>Einen Brief schreiben</td><td>**Brief Schritt für Schritt erstellen** (siehe Kapitel „Briefwerk“, Seite „Einen Brief Schritt für Schritt erstellen“)</td></tr><tr><td>Eine Sitzung vorbereiten</td><td>**Sitzung und Tagesordnung anlegen** (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen“)</td></tr><tr><td>Eine Sitzung dokumentieren</td><td>**Protokoll und Abstimmungen** (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen“)</td></tr><tr><td>Einen Antrag schreiben</td><td>**Internen Antrag erstellen** (siehe Kapitel „Anträge“, Seite „Einen internen Antrag erstellen“)</td></tr><tr><td>Inhalte in SharePoint zeigen</td><td>**SharePoint-Einbettung** (siehe Kapitel „Öffentliche Tagesordnung und SharePoint“, Seite „Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten“)</td></tr><tr><td>Konten oder Updates verwalten</td><td>**Benutzerkonten und Freischaltungen** (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten“)</td></tr></tbody></table>

**Hinweis zu den Bildern:** Die Screenshots zeigen die tatsächliche Oberfläche von Version 1.5.2 mit Beispieldaten. Namen, Termine, Inhalte und Domains sind Beispiele. Verwenden Sie die Adresse und Freigabelinks Ihrer eigenen Installation.

# Anmelden, Passwort ändern und abmelden

**Ziel:** Ihr persönliches Konto öffnen und sicher wieder verlassen.

![Anmeldeseite von Actora mit Benutzername und Passwort](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/2BitCJqBgzkE03bC-01-anmeldung.png)

## Schritt für Schritt anmelden

1. Öffnen Sie die Actora-Adresse, die Ihnen Ihre Administration mitgeteilt hat.
2. Tragen Sie Ihren **Benutzernamen** ein. Das ist der vergebene Kontoname, nicht automatisch Ihre E-Mail-Adresse.
3. Tragen Sie Ihr **Passwort** ein. Das Augensymbol zeigt es bei Bedarf an; ein weiterer Klick verbirgt es wieder.
4. Klicken Sie auf **Anmelden**.
5. Beim ersten Zugang mit einem vorläufigen Passwort müssen Sie ein neues Passwort festlegen. Geben Sie das vorläufige Passwort als aktuelles Passwort ein, ergänzen Sie das neue zweimal und wählen Sie **Passwort speichern**.

**Ergebnis:** Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie mit den für Ihr Konto verfügbaren Funktionen arbeiten.

## Ihr Passwort später ändern

![Kontodialog zum Ändern des Passworts](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/NAXyHPeHwSMZpZ7t-18-passwort.png)

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren **Namen beziehungsweise Ihr Kontosymbol**.
2. Geben Sie das aktuelle Passwort ein.
3. Geben Sie ein neues Passwort ein und wiederholen Sie es. Die Eingabemaske verlangt mindestens **15 Zeichen**.
4. Wählen Sie **Passwort speichern**. Andere bestehende Sitzungen dieses Kontos werden beendet.

## Abmelden oder Zugang wiederherstellen

Zum Abmelden klicken Sie oben rechts auf das Symbol **Abmelden** neben Ihrem Namen. Ein vergessenes Passwort setzt die Administration zurück. Actora bietet in dieser Version keinen selbstständigen Passwort-Reset per E-Mail an.

Wenn die Anmeldung trotz korrekter Angaben nicht klappt, prüfen Sie Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung und wenden Sie sich an Ihre Administration. Nach wiederholten fehlgeschlagenen Versuchen kann der Zugang vorübergehend begrenzt sein.

# Übersicht, Navigation und persönliche Einführung

**Ziel:** Die Arbeitsbereiche finden und sich die freigeschalteten Funktionen erklären lassen.

![Actora-Übersicht mit letzten Briefen und nächsten Sitzungen](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/z5yx76GdvObB1EiD-02-uebersicht.png)

## Die Oberfläche nutzen

1. Wählen Sie links **Übersicht**. Dort finden Sie zuletzt erstellte eigene Briefe sowie zugängliche Gremien und nächste Sitzungen.
2. Öffnen Sie **Brief erstellen**, um einen neuen Brief zu schreiben.
3. Öffnen Sie **Meine PDFs**, um Ihre persönlichen Briefe herunterzuladen oder zu verwalten.
4. Wählen Sie **Gremien**, wenn dieser Bereich für Ihr Konto freigeschaltet ist.
5. Innerhalb eines Gremiums wählen Sie entweder **Sitzungen** oder **Anträge**. Die Pfadleiste oberhalb der Inhalte führt zurück zu den übergeordneten Bereichen.

Auf einem Smartphone öffnen Sie die Navigation über **Menü**. Ein Klick außerhalb der geöffneten Seitenleiste oder die Escape-Taste schließt sie wieder.

## Geführte Einführung starten

![Hilfe und Einführung mit verfügbaren Kapiteln](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/AfOELXSEUmt6ikN9-15-einfuehrung.png)

1. Öffnen Sie **Hilfe &amp; Einführung**.
2. Wählen Sie **Gesamte Einführung starten** oder **Kapitel starten** bei einem einzelnen Thema.
3. Folgen Sie den angezeigten Schritten. Sie können die Einführung pausieren und später fortsetzen.
4. Über **Anleitung als Text lesen** öffnen Sie die Erläuterungen ohne geführte Tour.

Der Fortschritt wird für Ihr Konto gespeichert. Neu freigeschaltete Funktionen erhalten passende Einführungskapitel. Die Tour selbst erstellt oder löscht keine Dokumente und aktiviert keine Updates.

Fehlt **Gremien**, benötigen Sie zunächst eine Freischaltung. Fehlt ein bestimmtes Gremium, muss Ihr Konto zusätzlich auf dessen Zugriffsliste stehen. Eine globale Freischaltung allein reicht nicht aus.

# Briefwerk

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Briefwerk.

# Einen Brief Schritt für Schritt erstellen

**Ziel:** Einen Brief auf Grundlage des vorgegebenen Drucklayouts schreiben.

![Briefformular mit Absender- und Adressfeldern](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/yZCGVKcMg40v3217-27-brief-absender.png)

## Schritt 1: Absender und Empfänger eintragen

1. Öffnen Sie **Brief erstellen**.
2. Prüfen Sie **Organisation**, **Funktion des Absenders**, **Name des Absenders** und **Absenderadresse**.
3. Ändern Sie diese Angaben bei Bedarf. Die Änderungen gelten für diesen Brief; die allgemeinen Voreinstellungen ändern Sie dadurch nicht.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf die **Rücksendezeile** und prüfen Sie den **Ort im Briefdatum**.
5. Tragen Sie den **Adressaten** ein oder lassen Sie das Feld leer. Es ist optional.
6. Prüfen Sie **Briefdatum** und **Betreff** und ergänzen Sie die **Anrede**.

## Schritt 2: Den Brieftext schreiben

![WYSIWYG-Editor und schematische Druckvorschau](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/EmaJeCKsokwdu0hD-03-briefwerk.png)

1. Schreiben Sie in das Feld **Brieftext**.
2. Markieren Sie Text und wählen Sie die gewünschte Formatierung, beispielsweise Fett, Kursiv, Listen, Ausrichtung oder einen Link.
3. Nutzen Sie Rückgängig und Wiederholen, wenn Sie eine Änderung korrigieren möchten.
4. Prüfen Sie rechts die **Druckvorschau**. Bei einem längeren Brief können Sie zwischen den Vorschauseiten wechseln.

**Schriftart und Schriftgröße bleiben vorgegeben: Liberation Sans, 11 pt.** Beim Einfügen fremder Texte werden fremde Schriftvorgaben nicht übernommen. Externe Bilder sind kein Bestandteil des Briefeditors.

Actora teilt lange Briefe automatisch auf Folgeseiten auf. Zusätzliche manuelle Seitenumbrüche sind über den Editor möglich. Die Vorschau ist schematisch; maßgeblich ist die erzeugte PDF. Ein Brief darf höchstens 30 Seiten beziehungsweise 30.000 Textzeichen umfassen.

## Schritt 3: Abschluss prüfen

1. Ergänzen Sie **Grußformel**, **Name unter der Unterschrift** und **Funktion**.
2. Entscheiden Sie unter **Druckoptionen**, ob **Falzmarken einfügen** aktiviert sein soll.
3. Kontrollieren Sie Absender, Empfänger, Datum, Betreff und Text.
4. Folgen Sie der Anleitung [PDF erstellen und drucken](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/books/actora/page/brief-pdf-erstellen-und-auf-briefpapier-drucken).

Der Brief wird erst beim Erstellen einer PDF gespeichert. Verlassen Sie das Formular deshalb nicht mit der Erwartung, dass ein unfertiger Brief bereits im Archiv liegt.

# Brief-PDF erstellen und auf Briefpapier drucken

**Ziel:** Die richtige Datei erzeugen und passend auf vorhandenes Briefpapier drucken.

![Grußformel, Unterschrift und Druckoptionen](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/PO1K4o3DtkMHg67c-28-brief-druckoptionen.png)

## PDF erstellen

1. Schreiben und prüfen Sie den Brief wie unter [Brief erstellen](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/books/actora/page/einen-brief-schritt-fur-schritt-erstellen) beschrieben.
2. Aktivieren Sie bei Bedarf **Falzmarken einfügen**. Die Markierungen erscheinen auf der ersten Seite links bei 105 und 210 mm.
3. Klicken Sie auf **Druck-PDF erstellen**.
4. Nach erfolgreicher Erstellung finden Sie den Brief unter **Meine PDFs**.
5. Öffnen Sie die **Kontrollansicht**, um die Platzierung zusammen mit der Briefkopfvorlage zu prüfen.
6. Laden Sie mit **Herunterladen** die eigentliche Druckdatei herunter.

<table id="bkmrk-datei-oder-ansicht-z"><thead><tr><th>Datei oder Ansicht</th><th>Zweck</th></tr></thead><tbody><tr><td>Druck-PDF</td><td>Ergänzende Inhalte für den Ausdruck auf vorhandenem Briefpapier; der vorgedruckte Briefkopf wird nicht erneut mitgedruckt.</td></tr><tr><td>Kontrollansicht</td><td>Prüfung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage.</td></tr><tr><td>Druckvorschau im Formular</td><td>Schematische Orientierung während der Eingabe.</td></tr></tbody></table>

## Auf Briefpapier drucken

1. Legen Sie das passende Briefpapier in den Drucker.
2. Öffnen Sie die heruntergeladene **Druck-PDF** in Ihrem PDF-Programm.
3. Wählen Sie das Papierformat **A4**.
4. Wählen Sie **Tatsächliche Größe** beziehungsweise **100 %**. Eine automatische Anpassung an die Seite verändert die Positionen.
5. Prüfen Sie die Druckvorschau Ihres PDF-Programms und drucken Sie zunächst ein Exemplar.
6. Bei einem mehrseitigen Brief kontrollieren Sie auch die Folgeseiten.

Wenn alle ergänzten Inhalte gleichmäßig zu weit links, rechts, oben oder unten stehen, kann die Administration den Druckversatz korrigieren. Ändern Sie vorher nicht wahllos die Druckskalierung. Die **Vorlageneinstellungen** (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Absender, Drucklayout, Seitenfuß und Speicherfristen einstellen“) erläutern die Korrektur.

# Eigene PDFs finden, herunterladen, übernehmen und löschen

**Ziel:** Ihre persönlichen Briefe verwalten.

![Persönliches PDF-Archiv mit Dokumentaktionen](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/y8203RKU6q3qdSGx-04-pdf-archiv.png)

## Einen Brief finden und herunterladen

1. Öffnen Sie links **Meine PDFs**.
2. Suchen Sie bei Bedarf nach **Betreff oder Empfänger**.
3. Prüfen Sie die Angaben zum Dokument, die Seitenzahl und das Erstellungsdatum.
4. Klicken Sie auf **Herunterladen** für die Druck-PDF oder auf **Kontrollansicht** zur Layoutprüfung.
5. Beachten Sie das angezeigte **Löschdatum**.

## Einen vorhandenen Brief als Ausgangspunkt nutzen

1. Wählen Sie beim gewünschten Dokument **Übernehmen**.
2. Die gespeicherten Angaben werden in das Briefformular geladen.
3. Passen Sie insbesondere Empfänger, Datum, Betreff und Inhalt an.
4. Klicken Sie auf **Druck-PDF erstellen**, um einen neuen Brief abzulegen.

Die ursprüngliche PDF bleibt unverändert. „Übernehmen“ ersetzt sie nicht.

## Eine PDF löschen

1. Klicken Sie beim betreffenden Brief auf **Löschen**.
2. Prüfen Sie die Bestätigung **PDF löschen?**.
3. Wählen Sie **Jetzt löschen** oder **Abbrechen**.

Das Löschen entfernt die PDF und die zugehörigen gespeicherten Briefdaten aus Ihrem Archiv. Actora bietet hierfür keinen Papierkorb. Laden Sie benötigte Unterlagen vorher herunter.

Das Briefarchiv ist persönlich. Andere Gremienmitglieder erhalten dadurch keinen Zugriff auf Ihre Briefe. Gemeinsame Sitzungs-PDFs liegen im **PDF-Archiv der Sitzung** (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten“).

# Gremien und Sitzungen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Gremien und Sitzungen.

# Gremien anlegen und gemeinsame Zugriffe verwalten

**Voraussetzung:** Das Gremientool ist für Ihr Konto ausdrücklich freigeschaltet.

![Gremienübersicht](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/Ye2iESlS5aCHg1rg-05-gremien.png)

## Ein Gremium öffnen oder anlegen

1. Öffnen Sie **Gremien**.
2. Klicken Sie auf ein vorhandenes Gremium oder auf **Gremium anlegen**.
3. Geben Sie dem neuen Gremium einen **Namen** und eine passende **Beschreibung**.
4. Wählen Sie auf der **Zugriffsliste** die Personen, die gemeinsam mitarbeiten sollen.
5. Klicken Sie auf **Gremium speichern**.

![Gremium bearbeiten mit Zugriffsliste](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/JXyuWDq0dJ1lT5rG-19-gremienmitglieder.png)

Auf der Zugriffsliste stehen nur aktive Konten, für die das Gremientool freigeschaltet wurde. Fehlt eine Person, muss die Administration zunächst **deren Freischaltung** (siehe Kapitel „Administration“, Seite „Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten“) prüfen.

## Was können Mitglieder gemeinsam tun?

Alle berechtigten Mitglieder können die Tagesordnungen, Protokolle und Sprechzettel dieses Gremiums bearbeiten. Sie können außerdem Anträge bearbeiten und gemeinsame Dokumente herunterladen oder löschen. Auch das eigene Gremienlogo wird gemeinsam verwaltet.

Die **anlegende Person** oder die **berechtigte Administration** verwaltet die Gremienzugriffe und kann das gesamte Gremium löschen. Eine Administratorrolle allein eröffnet keinen Zugriff auf fremde Gremienunterlagen: Modulfreischaltung und Gremienzuordnung bleiben erforderlich.

## Die Zugriffsliste später ändern

1. Öffnen Sie das Gremium.
2. Wählen Sie **Gremium &amp; Mitglieder**.
3. Passen Sie die ausgewählten Konten an.
4. Wählen Sie **Gremium speichern**.

**Achtung beim Löschen eines Gremiums:** Es werden auch dessen Sitzungen, Anträge, Anlagen und Dokumente entfernt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn der gesamte gemeinsame Arbeitsbereich entfallen soll.

# Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen

**Ziel:** Sitzungstitel, Termin, Ort sowie Haupt- und Untertagesordnungspunkte erfassen.

![Gremium mit den Bereichen Sitzungen und Anträge](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/KJx9Rnm0Nbi5mjTJ-06-gremium.png)

## Die Sitzung anlegen

1. Öffnen Sie **Gremien** und wählen Sie das Gremium.
2. Öffnen Sie **Sitzungen**.
3. Klicken Sie auf **Sitzung anlegen**.
4. Geben Sie einen frei gewählten **Titel dieser Sitzung** ein. Er muss nicht dem Gremiennamen entsprechen.
5. Ergänzen Sie **Datum und Uhrzeit** sowie **Sitzungsort / Format**.

![Sitzungsdaten und Beginn der Tagesordnung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/q90UUSJooojGFKXR-08-tagesordnung.png)

Titel, Termin und Ort stehen im Kopf der Tagesordnung, des Protokolls und des Sprechzettels. Später ändern Sie diese Angaben über **Titel &amp; Sitzungsdaten ändern**.

## Tagesordnungspunkte erfassen

![TOP-Formular mit Zuordnung, Art und Abstimmungskennzeichnung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/pF16okbUqCI68eZg-20-tagesordnung-top.png)

1. Geben Sie jedem Punkt einen **Titel**.
2. Ergänzen Sie bei Bedarf **Informationen zum TOP / Termin** und einen **Link zum TOP**.
3. Mit **TOP hinzufügen** ergänzen Sie weitere Punkte. Die Pfeile ändern die Reihenfolge.
4. Für einen Unterpunkt wählen Sie unter **Zuordnung** den passenden Haupt-TOP. Es gibt eine Unterebene.
5. Aktivieren Sie **ggf. Abstimmung**, wenn im Protokoll die Entscheidungsfelder angeboten werden sollen.
6. Für eine Veranstaltung wählen Sie als **Art** den Eintrag **Termin** und ergänzen Terminbeginn und Terminort.

Actora nummeriert Hauptpunkte automatisch als 1, 2, 3 und Unterpunkte beispielsweise als 2.1. Unterpunkte werden beim Speichern dem Hauptpunkt zugeordnet. Termine erhalten in der PDF einen eigenen hervorgehobenen Block.

## Speichern

1. Wählen Sie **Entwurf speichern**, um die gemeinsame Tagesordnung abzulegen.
2. Wählen Sie **Speichern &amp; PDF erstellen**, wenn zusätzlich eine Tagesordnungs-PDF benötigt wird.
3. Die erzeugte Datei liegt im **PDF-Archiv** dieser Sitzung.

Wenn Sie einen TOP mit vorhandenen Protokoll- oder Sprechzetteldaten entfernen, verlangt Actora eine ausdrückliche Bestätigung. Prüfen Sie diese, bevor Sie die zugehörigen Aufzeichnungen entfernen.

# Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen

**Voraussetzung:** Die Sitzung und ihre Tagesordnung wurden bereits gespeichert.

![Protokoll mit Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/ObkRzBX6dwrCnMnL-09-protokoll.png)

## Kopf und Verlauf erfassen

1. Öffnen Sie die Sitzung unter **Gremien → Ihr Gremium → Sitzungen**.
2. Wählen Sie den Reiter **Protokoll**.
3. Ergänzen Sie **Anwesend**, **Entschuldigt** und bei Bedarf **Abwesend**.
4. Tragen Sie **Sitzungsleitung** und **Protokollführung** ein.
5. Schreiben Sie zu jedem Haupt- und Unter-TOP das **Verlaufsprotokoll** in das zugehörige Textfeld.

Die Kopftabelle der PDF enthält Sitzungstitel, Termin, Ort, Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung. Die Schriftart und die Schriftgröße der Texte bleiben vorgegeben.

## Eine Entscheidung dokumentieren

![TOP-Verlauf mit Abstimmungszahlen und Entscheidung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/L5bzcmUXch8Ru461-protokoll-top-und-abstimmung.png)

Bei TOPs mit **ggf. Abstimmung** wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

<table id="bkmrk-auswahl-ihr-n%C3%A4chster"><thead><tr><th>Auswahl</th><th>Ihr nächster Schritt</th></tr></thead><tbody><tr><td>Abstimmung</td><td>Ganze Zahlen für **Ja**, **Nein** und **Enthaltung** eintragen. Anschließend **Antrag angenommen** oder **Antrag abgelehnt** auswählen.</td></tr><tr><td>keine Abstimmung</td><td>Wählen, wenn zu diesem TOP tatsächlich keine Abstimmung stattfand.</td></tr><tr><td>Wiedervorlage</td><td>Unter **Wiedervorlage in Sitzung** eine spätere Sitzung desselben Gremiums auswählen.</td></tr></tbody></table>

Beispiel: 5 Ja, 2 Nein und 1 Enthaltung ergeben **ERGEBNIS: 5/2/1**. Die PDF hebt die Abstimmung unter dem Verlauf tabellarisch hervor. Die Entscheidung „angenommen“ oder „abgelehnt“ tragen Sie ausdrücklich ein; Actora entscheidet sie nicht für Sie.

Für eine Wiedervorlage muss die spätere Sitzung bereits angelegt sein. Die Zuordnung erscheint im Protokoll. Sie erzeugt **keinen neuen TOP automatisch** in der Folgesitzung.

## Speichern und PDF erstellen

1. Prüfen Sie Anwesenheit, alle Texte und Entscheidungen.
2. Wählen Sie **Entwurf speichern** oder **Speichern &amp; PDF erstellen**.
3. Öffnen Sie bei PDF-Erstellung das **PDF-Archiv** der Sitzung.
4. Prüfen Sie die fertige Datei mit der Überschrift **PROTOKOLL**.

# Einen Sprechzettel für die Sitzungsleitung erstellen

**Ziel:** Zu jedem TOP interne Hinweise für die Sitzungsleitung zusammenstellen.

![Sprechzettel mit eigenen Notizfeldern je Tagesordnungspunkt](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/xjaLOo41tRYHuXbe-10-sprechzettel.png)

1. Öffnen Sie die gewünschte Sitzung.
2. Wählen Sie den Reiter **Sprechzettel**.
3. Schreiben Sie unter **Hinweise für die Sitzungsleitung** die Informationen für den jeweiligen TOP.
4. Nutzen Sie den Editor beispielsweise für Stichpunkte, Reihenfolge der Wortmeldungen oder den Hinweis auf eine Anlage.
5. Ergänzen Sie auch die Hinweise für Unter-TOPs und Terminpunkte, soweit erforderlich.
6. Wählen Sie **Entwurf speichern**, um später weiterzuarbeiten.
7. Wählen Sie **Speichern &amp; PDF erstellen**, wenn die Unterlage fertig ist.
8. Öffnen Sie die Datei im **PDF-Archiv** der Sitzung.

Die PDF übernimmt die Tagesordnung und verwendet den Kopf **SPRECHZETTEL**. Sitzungstitel, Termin und Ort werden aus derselben Sitzung übernommen.

Sprechzettel und Verlaufsprotokoll haben getrennte Textfelder. Schreiben Sie persönliche Moderationshinweise in den Sprechzettel und den tatsächlichen Sitzungsverlauf in das Protokoll. Beide sind für berechtigte Gremienmitglieder zugänglich. Die öffentliche Tagesordnungsfreigabe zeigt den Sprechzettel nicht.

Wenn Sie die Tagesordnung später verändern, prüfen Sie die Notizen erneut und erzeugen Sie bei Bedarf einen neuen Sprechzettel. Eine bereits erzeugte PDF wird nicht nachträglich geändert.

# Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten

**Ziel:** Den Unterschied zwischen Entwurf und erzeugtem Dokument verstehen.

![Gemeinsames Sitzungsarchiv für Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/qbEXfEDbatFrHSQX-11-sitzungs-pdf-archiv.png)

## Entwurf oder PDF?

<table id="bkmrk-aktion-ergebnis-entw"><thead><tr><th>Aktion</th><th>Ergebnis</th></tr></thead><tbody><tr><td>Entwurf speichern</td><td>Gemeinsamen Bearbeitungsstand sichern, ohne eine zusätzliche PDF zu erzeugen.</td></tr><tr><td>Speichern &amp; PDF erstellen</td><td>Bearbeitungsstand sichern und eine neue PDF ins Sitzungsarchiv legen.</td></tr><tr><td>Ansehen / Herunterladen</td><td>Die bereits erzeugte PDF öffnen beziehungsweise speichern.</td></tr></tbody></table>

## Eine Sitzungs-PDF herunterladen

1. Öffnen Sie das Gremium und die betreffende Sitzung.
2. Wählen Sie **PDF-Archiv**.
3. Prüfen Sie Dokumentart, Erstellungszeit und Seitenzahl.
4. Wählen Sie **Ansehen** oder **Herunterladen**.

Alle berechtigten Mitglieder dieses Gremiums greifen auf dasselbe Archiv zu. Die PDF enthält den Stand zum Erstellzeitpunkt. Änderungen am Entwurf, am Sitzungsort oder am Logo ändern vorhandene PDFs nicht.

## Wenn zwei Personen gleichzeitig bearbeiten

1. Wenn Actora einen zwischenzeitlich geänderten Stand meldet, kopieren Sie Ihre noch nicht gespeicherten Texte an einen geeigneten geschützten Ort.
2. Laden Sie die Sitzung neu.
3. Vergleichen Sie Ihre Änderungen mit dem aktuellen Stand und stimmen Sie sich bei Bedarf mit der anderen Person ab.
4. Übernehmen Sie nur die weiterhin passenden Änderungen und speichern Sie erneut.

Actora verhindert das Überschreiben mit einem veralteten Stand. Es führt die Texte nicht automatisch zusammen.

## Löschen und Fristen

**Löschen** bei einer PDF entfernt diese Datei. **Sitzung löschen** entfernt die Tagesordnung, Notizentwürfe und Sitzungs-PDFs nach Passwortbestätigung. Prüfen Sie zuvor, ob andere Mitglieder die Unterlagen noch benötigen.

Die bei Sitzungsanlage geltende Speicherfrist gilt auch für ihre PDFs. Bearbeiten verlängert diese Frist nicht. Die angezeigten Termine sind keine Zusage einer dauerhaften Archivierung.

# Logo und Seitenfuß je Gremium anpassen

**Ziel:** Das Erscheinungsbild der drei Sitzungs-PDF-Arten einstellen.

![Gremienlayout mit Logo-Ausgabe, Größe und Ausrichtung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/UxIioVguUdqWyIJh-14-logo-und-seitenfuss.png)

1. Öffnen Sie das Gremium.
2. Wählen Sie **Logo &amp; Seitenfuß**. Der gleiche Zugang ist auch innerhalb einer Sitzung verfügbar.
3. Wählen Sie unter **Logo-Ausgabe** eine der folgenden Optionen.
4. Laden Sie bei eigener Ausgabe eine passende PNG- oder JPEG-Datei hoch.
5. Wählen Sie **Ausrichtung**: Links, Mittig oder Rechts.
6. Legen Sie **Maximale Breite** und **Maximale Höhe** fest.
7. Klicken Sie auf **Gremienlayout speichern**.
8. Erzeugen Sie anschließend eine neue Tagesordnung, ein neues Protokoll oder einen neuen Sprechzettel als PDF und prüfen Sie den Seitenfuß.

<table id="bkmrk-logo-ausgabe-bedeutu"><thead><tr><th>Logo-Ausgabe</th><th>Bedeutung</th></tr></thead><tbody><tr><td>Allgemeines Logo übernehmen</td><td>Allgemeine Freigabe, Größe und Ausrichtung aus der Administration nutzen.</td></tr><tr><td>Eigenes Logo verwenden</td><td>Die eigene Gremiendatei und die hier eingestellten Maße nutzen.</td></tr><tr><td>Ohne Logo</td><td>Keine Logo-Ausgabe; eine gespeicherte eigene Datei bleibt für spätere Nutzung erhalten.</td></tr></tbody></table>

Für die eigene Datei sind **15–60 mm Breite** und **5–15 mm Höhe** möglich. Das Logo wird proportional in beide Grenzen eingepasst und erscheint auf jeder Seite. Die Seitenzahl bleibt darüber.

**Dateigrenzen:** maximal 2 MB, höchstens 2.000 Pixel pro Seite und insgesamt 1 Million Pixel. PNG muss ohne Interlacing und mit maximal 8 Bit pro Farbkanal vorliegen. Ein hochauflösendes Markenlogo muss deshalb gegebenenfalls vor dem Upload verkleinert werden.

Alle berechtigten Gremienmitglieder können diese Einstellungen ändern. Andere Gremien und Briefe behalten ihre eigenen Einstellungen. Vorhandene Archiv-PDFs bleiben unverändert. **Eigenes Logo entfernen** löscht die Datei aus diesem Gremium; **Ohne Logo** schaltet nur die Ausgabe aus.

# Anträge

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Anträge.

# Einen internen Antrag erstellen

**Voraussetzung:** Sie sind berechtigtes Mitglied des Gremiums.

![Internes Antragstool mit Autor, Titel und Antragsart](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/9XSZgouEdAb6jlWE-12-antragstool.png)

1. Öffnen Sie **Gremien → Ihr Gremium → Anträge**.
2. Wählen Sie **Antragstool** oder **Antrag erstellen**.
3. Tragen Sie **Ersteller / Autor** und **Antragstitel** ein.
4. Wählen Sie die **Antragsart**.
5. Schreiben Sie den **Antragstext** im Editor.
6. Ergänzen Sie die **Begründung** im zweiten Editor.
7. Fügen Sie bei Bedarf unter **Anlagen** passende Dateien hinzu.
8. Prüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf **Antrag erstellen**.

<table id="bkmrk-k%C3%BCrzel-bedeutung-a-a"><thead><tr><th>Kürzel</th><th>Bedeutung</th></tr></thead><tbody><tr><td>A</td><td>Antrag</td></tr><tr><td>ÄA</td><td>Änderungsantrag</td></tr><tr><td>NF</td><td>Neufassung</td></tr></tbody></table>

**Ergebnis:** Actora erstellt ein **DOCX-Dokument** und legt den Antrag im Antragsverzeichnis des Gremiums ab. Er ist keinem Sitzungstermin automatisch zugeordnet. Wenn er beraten werden soll, ergänzen Sie den passenden TOP in der Tagesordnung.

Schriftart und Schriftgröße sind auch in diesem Editor vorgegeben. Inhalt und Begründung dürfen jeweils höchstens 15.000 Zeichen umfassen.

## Optionale interne Anlagen

Sie können maximal **drei Dateien** mit jeweils **2 MB** hinzufügen. Unterstützt sind PDF, DOCX, PNG und JPEG. Für Bilddateien gelten zusätzlich die angezeigten Pixelgrenzen. Bilder werden ins Word-Dokument eingefügt; PDF- und Word-Anlagen erscheinen im Anlagenverzeichnis und stehen separat zum Download bereit.

Das öffentliche Antragstool hat in Version 1.5.2 **keinen Dateiupload**. Die Anlagenfunktion gehört zum internen Formular.

# Anträge im Verzeichnis finden und bearbeiten

**Ziel:** Eingegangene Word-Dokumente im gemeinsamen Gremium verwalten.

![Antragsverzeichnis mit Monat, Suche und Word-Download](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/M5tvtNZmY6JhtFG1-13-antragsverzeichnis.png)

1. Öffnen Sie **Gremien → Ihr Gremium → Anträge**.
2. Wählen Sie **Antragsverzeichnis**.
3. Die Anträge stehen unter ihrem **Eingangsmonat**. Die neuesten Eingänge werden zuerst angezeigt; maßgeblich ist Europe/Berlin.
4. Nutzen Sie **Anträge suchen**, um nach Titel oder Autor zu filtern.
5. Klicken Sie auf **Word herunterladen**, um die DOCX-Datei zu speichern.
6. Öffnen Sie bei Bedarf **Anlagen**, um zusätzliche Dateien herunterzuladen.

## Einen Antrag bearbeiten

1. Wählen Sie beim Antrag **Bearbeiten**.
2. Ändern Sie Autor, Titel, Art, Text oder Begründung und prüfen Sie die Anlagen.
3. Wählen Sie **Änderungen speichern**.
4. Laden Sie die aktualisierte Word-Datei aus dem Verzeichnis herunter.

Der ursprüngliche Eingangsmonat und die Speicherfrist ändern sich durch das Bearbeiten nicht. Bei einer zwischenzeitlichen Änderung durch eine andere Person sichern Sie Ihre Eingaben und laden den aktuellen Stand neu.

## Einen Antrag löschen

1. Öffnen Sie **Weitere Aktionen**.
2. Wählen Sie **Antrag löschen**.
3. Prüfen und bestätigen Sie die Löschung.

Alle berechtigten Mitglieder dieses Gremiums können Anträge lesen, bearbeiten, herunterladen und löschen. Der Antrag und die zugehörigen Dateien werden bei einer Löschung aus der aktiven Ablage entfernt. Laden Sie benötigte Unterlagen vorher herunter. Das Verzeichnis ist kein unbegrenztes Langzeitarchiv.

# Ein öffentliches Antragstool für das Gremium aktivieren

**Voraussetzung:** Sie haben das Gremium angelegt oder besitzen den berechtigten Administrationszugriff.

![Öffentliche Antragsseite einrichten](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/WtCxyQWYWUkRXV3g-22-antraege-freigabe.png)

1. Öffnen Sie **Gremien → Ihr Gremium → Anträge**.
2. Wählen Sie den Reiter **Öffentliche Seite**.
3. Tragen Sie die **HTTPS-Adresse von Actora** ein, beispielsweise `https://actora.example.invalid/index.php`. Nutzen Sie Ihre echte Adresse ohne `?` und nachfolgende Parameter.
4. Wenn Sie die Seite in SharePoint einbetten möchten, ergänzen Sie die **SharePoint-Domain**, beispielsweise `https://ihrtenant.sharepoint.com`. Tragen Sie keinen Seitenpfad ein.
5. Lesen und bestätigen Sie die Erklärung zum öffentlichen Zugang.
6. Klicken Sie auf **Öffentliche Seite aktivieren**.
7. Kopieren Sie den **Freigabelink** oder öffnen Sie **Seite öffnen** zur Prüfung.
8. Für SharePoint kopieren Sie den **Einbettungscode** und folgen **dieser Einbettungsanleitung** (siehe Kapitel „Öffentliche Tagesordnung und SharePoint“, Seite „Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten“).

Der öffentliche Antragseingang gehört genau zu diesem Gremium. Eine Microsoft-App ist dafür nicht erforderlich. Ohne SharePoint-Einbettung kann die SharePoint-Domain leer bleiben.

## Den Zugang richtig einordnen

Jede Person mit dem Freigabelink kann Anträge einreichen. Ein Autorname wird eingegeben, aber nicht als Identität überprüft. Der SharePoint-Login schützt die direkt aufrufbare Actora-Seite nicht. Die Nichtindexierung fordert Suchmaschinen auf, die Seite nicht zu listen; sie ist kein Zugangsschutz.

Der Freigabelink hat **keine Einreichungsfrist**. Eingegangene Anträge haben trotzdem die eingestellte Speicherfrist. Andere Anträge sind öffentlich nicht abrufbar.

Mit **Neuen Link erstellen** sperren Sie den bisherigen Link. Aktualisieren Sie danach auch eine bestehende SharePoint-Einbettung. **Öffentliche Seite deaktivieren** beendet den Zugang. Linkwechsel und Deaktivierung sperren auch bisherige öffentliche Downloadberechtigungen.

# Öffentlich einen Antrag einreichen und einmal herunterladen

**Für:** Personen, die einen Freigabelink zum Antragstool erhalten haben. Ein Actora-Konto ist nicht erforderlich.

![Öffentliches Antragsformular](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/q3mdz6LgHwbTdBAU-16-oeffentliches-antragstool.png)

1. Öffnen Sie den bereitgestellten Link oder das eingebettete Formular in SharePoint.
2. Prüfen Sie den angezeigten **Gremiennamen**, damit Ihr Antrag beim richtigen Gremium eingeht.
3. Tragen Sie **Ersteller / Autor** und **Antragstitel** ein.
4. Wählen Sie **A**, **ÄA** oder **NF**.
5. Schreiben Sie **Antragstext** und **Begründung**.
6. Prüfen Sie die Angaben und bei Bedarf die **Datenschutzinformationen** unter dem Formular.
7. Klicken Sie auf **Antrag einreichen &amp; Word erstellen**.

![Bestätigungsseite mit einmaligem Word-Download](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/foPlVOEqNffsX7l7-29-oeffentlicher-download.png)

## Die Datei sichern

1. Warten Sie auf die Bestätigung **Ihr Antrag ist angekommen.**
2. Wählen Sie **Word-Datei einmalig herunterladen**.
3. Speichern Sie die DOCX-Datei auf Ihrem Gerät und prüfen Sie den Download.

Der öffentliche Download ist **15 Minuten** verfügbar und **einmalig**. Die Berechtigung wird beim Start der Übertragung verbraucht, nicht erst beim erfolgreichen Speichern auf Ihrem Gerät. Schließen Sie die Bestätigungsseite deshalb erst nach dem Download.

Wenn der Download abgelaufen ist, bereits verwendet wurde oder fehlgeschlagen ist, wenden Sie sich an ein berechtigtes Gremienmitglied. Dieses kann die Datei weiterhin aus dem internen Verzeichnis herunterladen, solange der Antrag dort verfügbar ist. Reichen Sie denselben Antrag dafür nicht erneut ein.

Das öffentliche Formular bietet keinen Dateiupload. Für Anlagen wenden Sie sich an das Gremium oder nutzen als berechtigtes Mitglied das interne Antragstool.

# Öffentliche Tagesordnung und SharePoint

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Öffentliche Tagesordnung und SharePoint.

# Eine Tagesordnung öffentlich freigeben

**Ziel:** Den gespeicherten Tagesordnungsentwurf veröffentlichen und optional bis zwölf Stunden vor der Sitzung bearbeiten lassen.

![Freigabeeinstellungen einer Tagesordnung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/HY6FGDlT6R0K3HJ2-21-tagesordnung-freigabe.png)

## Eine Freigabe erstellen

1. Öffnen Sie die gewünschte Sitzung.
2. Speichern Sie zuerst die Tagesordnung und prüfen Sie ihren Inhalt.
3. Wählen Sie **SharePoint &amp; Freigabe**.
4. Tragen Sie die **HTTPS-Adresse der Anwendung** ohne Anfrageparameter ein.
5. Tragen Sie die **SharePoint-Adresse** als Tenant-Domain ohne Seitenpfad ein.
6. Entscheiden Sie, ob **Öffentliches Bearbeiten bis zwölf Stunden vor Sitzungsbeginn erlauben** aktiviert sein soll.
7. Lesen und bestätigen Sie die Erklärung zum öffentlichen Zugriff.
8. Wählen Sie **Freigabe erstellen**.
9. Prüfen Sie den öffentlichen Link und den angezeigten **Bearbeitungsschluss**.

![Öffentliche Tagesordnung mit Sitzungstermin, Ort und TOPs](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/OzRSnenLGgOJnTQJ-17-oeffentliche-tagesordnung.png)

Freigegeben werden Sitzungstitel, Datum, Uhrzeit, Ort und TOPs einschließlich Informationen und Links. Protokolle, Anwesenheit, Abstimmungsergebnisse, Sprechzettel und PDFs werden nicht veröffentlicht. Die Leseansicht prüft alle 30 Sekunden auf Änderungen am gespeicherten Entwurf.

## Die Zwölf-Stunden-Regel

Beispiel: Beginnt die Sitzung am **14.10.2026 um 17:00 Uhr**, endet die öffentliche Bearbeitung am **14.10.2026 um 05:00 Uhr**. Actora verwendet Europe/Berlin und prüft den Schluss auch beim Speichern eines bereits geöffneten Formulars.

Danach bleibt die Tagesordnung lesbar. Berechtigte Gremienmitglieder können sie im internen System weiter bearbeiten. Eine Terminverschiebung öffnet eine bereits geschlossene Freigabe nicht automatisch erneut. Dafür muss ein neuer Link erzeugt werden.

## Öffentlich bearbeiten oder widerrufen

Vor Fristende erscheint **Tagesordnung bearbeiten**. Öffentliche Personen können TOPs ändern, hinzufügen und ordnen und anschließend **Tagesordnung speichern** wählen. Sitzungstitel, Beginn und Ort ändern ausschließlich interne Nutzer. Punkte mit internen Aufzeichnungen lassen sich unter Umständen nur intern entfernen.

Jede Person mit dem Link kann den Zugang nutzen; SharePoint-Anmeldung ist kein Schutz dieses Links. Mit **Öffentliche Freigabe widerrufen** beenden Sie den öffentlichen Zugriff. Ein neuer Link sperrt den alten; aktualisieren Sie anschließend auch die Einbettung.

# Tagesordnung oder Antragstool in SharePoint einbetten

**Voraussetzungen:** Eine aktivierte Actora-Freigabe, eine HTTPS-Adresse und Bearbeitungsrechte an der SharePoint-Seite.

![Einrichtung des öffentlichen Antragstools mit Freigabelink und Einbettungscode](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/F5APTeECMplOYQ1z-22-antraege-freigabe.png)

## Schritt 1: Den richtigen Code aus Actora kopieren

1. Für eine Tagesordnung öffnen Sie **Sitzung → SharePoint &amp; Freigabe**.
2. Für das Antragstool öffnen Sie **Gremium → Anträge → Öffentliche Seite**.
3. Prüfen Sie die eingetragene SharePoint-Domain.
4. Kopieren Sie den vollständigen **Einbettungscode für SharePoint**. Beim Antragstool steht dafür **Einbettungscode kopieren** bereit.

Verwenden Sie den Code der öffentlichen Ansicht. Die interne Konto- oder Verwaltungsseite ist nicht für diese Einbettung bestimmt.

## Schritt 2: Den Code in SharePoint einsetzen

1. Öffnen Sie Ihre SharePoint-Seite und wählen Sie **Bearbeiten**.
2. Fügen Sie das Webpart **Einbetten** hinzu. Je nach Oberfläche finden Sie es über das Pluszeichen oder die Webpart-Werkzeugleiste.
3. Öffnen Sie dessen Eigenschaften und fügen Sie den kopierten iframe-Code in das Feld für Websiteadresse oder Einbettungscode ein.
4. Prüfen Sie die Darstellung und veröffentlichen Sie die Seite erneut.

Der von Actora erzeugte iframe-Code ist einer bloßen Websiteadresse vorzuziehen. Microsoft unterstützt hier HTTPS-Inhalte mit iframe-Einbettung; Script-Einbettungen sind nicht vorgesehen.

## Schritt 3: Bei einer Domain-Sperre

Wenn SharePoint meldet, dass das Einbetten von dieser Website nicht erlaubt ist, muss eine Websitesammlungsadministration die Actora-Domain zulassen:

1. Stammwebsite der betroffenen Websitesammlung öffnen.
2. **Einstellungen → Websiteeinstellungen** öffnen; alternativ **Websiteinformationen → Alle Websiteeinstellungen anzeigen**.
3. Unter **Websitesammlungsverwaltung** die **HTML-Feldsicherheit** öffnen.
4. Die Liste erlaubter iframe-Domains um die tatsächliche Actora-Domain ergänzen und speichern.
5. Die SharePoint-Seite erneut prüfen. Zusätzlich muss in Actora die richtige SharePoint-Tenant-Domain eingetragen sein.

Fehlt diese Einstellung, wenden Sie sich an die SharePoint-Administration. Es ist nicht erforderlich, beliebige Domains oder benutzerdefinierte Skripte pauschal freizugeben.

## Wenn es weiterhin nicht funktioniert

Öffnen Sie zuerst den Freigabelink außerhalb von SharePoint. Funktioniert er dort, prüfen Sie Domain-Freigabe, Tenant-Adresse und iframe-Code. Wird ein alter Link verwendet, kopieren Sie den aktuellen Code neu. Bei „Verbindung verweigert“ kann außerdem eine zusätzliche Sperre im Hosting beziehungsweise Reverse Proxy vorliegen; die Hostingadministration muss die tatsächlichen Antwort-Header prüfen.

Quellen: [Microsoft: Einbetten-Webpart](https://support.microsoft.com/en-us/sharepoint/sites-pages/add-content-to-your-page-using-the-embed-web-part), [Microsoft: HTML-Feldsicherheit](https://support.microsoft.com/de-de/sharepoint/sites-pages/allow-or-restrict-the-ability-to-embed-content-on-sharepoint-pages).

# Administration

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Administration.

# Benutzerkonten und Gremienfreischaltungen verwalten

**Für:** Administratorinnen und Administratoren.

![Benutzerkonten und ausdrückliche Freischaltung des Gremientools](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/ie7KCA9rXX5nF5o4-23-administration-konten.png)

## Ein Konto anlegen

1. Öffnen Sie **Administration → Benutzerkonten**.
2. Ergänzen Sie unter **Konto anlegen** den Namen und Benutzernamen.
3. Der Benutzername erlaubt Kleinbuchstaben, Zahlen, Punkt, Unterstrich und Bindestrich; die Maske verlangt 3–80 Zeichen.
4. Wählen Sie **Nutzer** oder **Administrator**.
5. Vergeben Sie ein vorläufiges Passwort mit mindestens 15 Zeichen.
6. Klicken Sie auf **Konto anlegen** und übergeben Sie die Zugangsdaten auf einem geeigneten persönlichen Weg.
7. Beim ersten Login muss die Person das Passwort ersetzen.

## Gremienarbeit freischalten

1. Suchen Sie das betreffende Konto in der Liste.
2. Wählen Sie bei **Gremientool** den Wert **Ausdrücklich freigeschaltet**.
3. Klicken Sie auf **Zugriff speichern**.
4. Lassen Sie die Person die Seite neu öffnen.
5. Ergänzen Sie das Konto anschließend auf der Zugriffsliste der passenden Gremien.

Neue und bestehende Konten erhalten das Gremientool nicht automatisch. Die Freischaltung und die Mitgliedschaft sind zwei getrennte Voraussetzungen. Nach einer Freischaltung wird die passende persönliche Einführung angeboten.

## Sperren, zurücksetzen oder löschen

**Konto sperren** verhindert die Nutzung; **Konto aktivieren** gibt ein gesperrtes Konto wieder frei. Unter **Passwort zurücksetzen** vergeben Sie ein neues vorläufiges Passwort.

**Konto löschen** verlangt Ihr Administratorpasswort und entfernt das Konto samt persönlichen Briefen. Gemeinsame Gremiendaten folgen ihren eigenen Löschregeln. Das eigene Administratorkonto können Sie hier nicht sperren oder löschen.

Wenn Sie die Gremienfreischaltung entziehen, werden Gremienzugriffe beim nächsten Aufruf gesperrt. Eine spätere erneute Freischaltung ersetzt nicht die Prüfung der Gremien-Zugriffsliste.

# Absender, Drucklayout, Seitenfuß und Speicherfristen einstellen

**Für:** Administration · **Bereich:** Administration → Vorlage &amp; Datenschutz.

![Allgemeine Absender- und Druckeinstellungen](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/SWaYX6FVbVvzYcOA-24-administration-vorlage.png)

## Absender und Druckposition voreinstellen

1. Öffnen Sie **Vorlage &amp; Datenschutz**.
2. Ergänzen Sie Organisation, Funktion, Name, Adresse, Ort und die optionale Rücksendezeile.
3. Klicken Sie auf **Einstellungen speichern**.
4. Erstellen Sie einen Testbrief und drucken Sie die Druck-PDF auf Originalbriefpapier mit A4 und 100 %.
5. Bei einheitlicher Verschiebung korrigieren Sie den **horizontalen** oder **vertikalen Druckversatz**.
6. Wiederholen Sie den Testausdruck.

Positive horizontale Werte verschieben nach rechts, negative nach links. Positive vertikale Werte verschieben nach unten, negative nach oben. Der zulässige Bereich ist jeweils ±5 mm. Nutzer können den Absender für einzelne Briefe weiterhin ändern.

## Speicherfristen und Betreiberangaben pflegen

![Speicherfrist und Datenschutzangaben in der Administration](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/jEVUW8chmO2mYILq-25-administration-datenschutz.png)

1. Legen Sie die **Aufbewahrung neuer PDFs (Tage)** fest. Der voreingestellte Wert ist 90 Tage; die Maske erlaubt 1–3.650 Tage.
2. Ergänzen Sie den tatsächlichen **Verantwortlichen und die Anschrift**, den **Datenschutzkontakt** und die weiteren Angaben zur Verarbeitung.
3. Speichern Sie die Einstellungen.
4. Prüfen Sie anschließend die Seite **Datenschutz** aus der Nutzersicht und die Hinweise der öffentlichen Seiten.

Neue Briefe, Sitzungen und Anträge erhalten die eingestellte Frist. Bereits gespeicherte Einträge behalten ihre Frist. Bearbeitung verlängert sie nicht; die Bereinigung erfolgt beim nächsten Programmaufruf. Benötigte Unterlagen müssen rechtzeitig außerhalb von Actora aufbewahrt werden.

Die Texte müssen zur tatsächlichen Nutzung Ihrer Installation passen. Das Ausfüllen der Felder allein bescheinigt keine datenschutzrechtliche Konformität.

## Allgemeines Seitenfuß-Logo

Im Bereich **Logo im Seitenfuß** können Sie ein allgemeines PNG-/JPEG-Logo hochladen, die Ausgabe aktivieren sowie Größe und Ausrichtung festlegen. Prüfen Sie die angezeigten Datei- und Pixelgrenzen. Wählen Sie ausdrücklich, ob es für Gremien, Briefe oder beide ausgegeben werden soll. Klicken Sie auf **Seitenfuß speichern** und erzeugen Sie eine neue PDF.

Die allgemeine Logo-Breite ist von 15 bis 60 mm einstellbar; die maximale Höhe beträgt 10 mm. Für Briefe auf vorgedrucktem Papier aktivieren Sie die Ausgabe nur, wenn dort noch kein Seitenfuß-Logo vorhanden ist.

Ein Gremium kann dieses Logo übernehmen, ein eigenes verwenden oder auf die Ausgabe verzichten. Seine Einstellungen finden Sie unter **Logo &amp; Seitenfuß** (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Logo und Seitenfuß je Gremium anpassen“). Alte PDFs ändern sich durch eine neue Voreinstellung nicht.

# Ein signiertes ZIP-Update ohne Konsole installieren

**Voraussetzung:** Administratorkonto und ein zur aktiven Version passendes Updatepaket.

![ZIP-Updates mit Paketprüfung und Anzeige der aktiven Version](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/VFiVWYDSgG3xwAXS-26-administration-updates.png)

## Vorbereitung

1. Öffnen Sie **Administration → ZIP-Updates** und lesen Sie die **Aktive Version** ab.
2. Wählen Sie das genau dazu passende signierte Actora-Updatepaket.
3. Sichern Sie vor der Aktivierung Datenbank, Konfiguration und geschützte Dateiablage über Ihr Hosting beziehungsweise Ihre Administration.
4. Entpacken oder verändern Sie das Update-ZIP nicht.

## Hochladen und aktivieren

1. Wählen Sie unter **Updatepaket** die ZIP-Datei aus.
2. Klicken Sie auf **ZIP hochladen &amp; prüfen**.
3. Prüfen Sie Ausgangs- und Zielversion sowie die Meldung zur gültigen Signatur und zu den Prüfsummen.
4. Geben Sie Ihr **Administratorpasswort** ein.
5. Klicken Sie auf **Geprüftes Update aktivieren**.
6. Laden Sie die Seite neu und kontrollieren Sie die aktive Zielversion.
7. Prüfen Sie Anmeldung und die für Sie wichtigen Arbeitsbereiche.

Die Maske akzeptiert Pakete bis 15 MB. Die Installation eines vorgesehenen ZIP-Updates benötigt keine Konsole und kein Composer. Eine fehlgeschlagene Prüfung ist kein Anlass, Signaturprüfungen zu deaktivieren.

## Programmstand zurückschalten

Wenn eine vorherige Version verfügbar ist, zeigt die Seite **Vorherige Version aktivieren** an. Die Aktion verlangt Ihr Administratorpasswort und schaltet den Programmstand zurück.

**Ein Programm-Rollback setzt gespeicherte Daten nicht zurück.** Es ersetzt keine Datensicherung. Ein fehlerhafter oder nicht zur Installation passender vorheriger Stand sollte deshalb nicht ungeprüft aktiviert werden.

Unter **Sicherheitsprotokoll** können Sie die letzten 100 technischen Ereignisse ansehen. Dort stehen keine Brief- oder Sitzungstexte. Ereignisse laufen nach 90 Tagen ab. Für die Fehlersuche notieren Sie die genaue Meldung und eine gegebenenfalls angezeigte Fehlernummer.

# Hilfe und Nachschlagen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Hilfe und Nachschlagen.

# Häufige Probleme Schritt für Schritt lösen

**Ziel:** Häufige Fragen ohne unnötige Änderungen an gespeicherten Daten klären.

![Hilfebereich mit persönlicher Einführung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/GwZrHaKDRWtkuLTL-15-einfuehrung.png)

<table id="bkmrk-problem-vorgehen-gre"><thead><tr><th>Problem</th><th>Vorgehen</th></tr></thead><tbody><tr><td>Gremien fehlen im Menü</td><td>Administration um ausdrückliche Gremienfreischaltung bitten; anschließend neu laden.</td></tr><tr><td>Ein bestimmtes Gremium fehlt</td><td>Zusätzlich die Zugriffsliste des Gremiums prüfen lassen.</td></tr><tr><td>Abstimmungsfelder fehlen</td><td>In der Tagesordnung beim betreffenden TOP **ggf. Abstimmung** aktivieren und speichern. Danach das Protokoll neu öffnen.</td></tr><tr><td>Wiedervorlage nicht auswählbar</td><td>Zuerst eine spätere Sitzung desselben Gremiums anlegen.</td></tr><tr><td>Ein Text ist nach Verlassen der Seite nicht gespeichert</td><td>Briefe werden erst mit der PDF-Erstellung abgelegt; Sitzungsentwürfe müssen ausdrücklich gespeichert werden.</td></tr><tr><td>Gleichzeitige Bearbeitung wird gemeldet</td><td>Eigene Eingaben sichern, aktuellen Stand neu laden, Änderungen vergleichen und erneut speichern.</td></tr><tr><td>Die neue PDF sieht wie der alte Stand aus</td><td>Prüfen, ob wirklich eine neue PDF erzeugt und die neueste Datei geöffnet wurde. Archivdateien werden nicht nachträglich geändert.</td></tr><tr><td>Druckpositionen sind verschoben</td><td>A4 und 100 % prüfen; dann bei einheitlichem Versatz die Administration um Korrektur der Druckposition bitten.</td></tr><tr><td>Ein Logo-Upload wird abgelehnt</td><td>Dateiformat, 2-MB-Grenze, maximal 2.000 Pixel pro Seite, 1 Million Gesamtpixel und PNG-Eigenschaften prüfen.</td></tr><tr><td>Eine interne Anlage wird abgelehnt</td><td>Nur unterstützte Formate nutzen; maximal drei Anlagen mit je 2 MB und die Bildgrenzen beachten.</td></tr><tr><td>Öffentliche Tagesordnung ist nicht bearbeitbar</td><td>Öffentliche Bearbeitung muss aktiviert sein. Den angezeigten Schluss zwölf Stunden vor Beginn prüfen. Nach Fristende intern bearbeiten.</td></tr><tr><td>Ein öffentlicher Word-Download funktioniert nicht mehr</td><td>Einmalige Nutzung und 15-Minuten-Frist beachten; Gremienmitglied um internen Download bitten.</td></tr><tr><td>SharePoint blockiert die Einbettung</td><td>Aktuellen iframe-Code, HTTPS, Actora-Tenant-Einstellung und SharePoint-Domainfreigabe prüfen.</td></tr><tr><td>ZIP-Update wird zurückgewiesen</td><td>Ausgangsversion, unveränderte ZIP-Datei und signiertes Paket prüfen; genaue Meldung notieren.</td></tr><tr><td>„Anwendung momentan nicht verfügbar“ erscheint</td><td>Fehlernummer, Uhrzeit und betroffenen Bereich an die Administration geben. Keine wiederholten Installationsversuche durchführen.</td></tr></tbody></table>

## Eine hilfreiche Fehlermeldung weitergeben

1. Notieren Sie den Bereich und die zuletzt ausgeführte Aktion.
2. Kopieren Sie den genauen Meldungstext und die Fehlernummer.
3. Geben Sie Zeitpunkt und aktive Programmversion an, soweit bekannt.
4. Ergänzen Sie einen Screenshot, der die Meldung zeigt.
5. Entfernen Sie vor der Weitergabe Passwörter, private Dokumentinhalte und Freigabelinks, wenn sie für die Fehlersuche nicht erforderlich sind.

Die Administration kann technische Ereignisse im Sicherheitsprotokoll prüfen und bei Hostingfehlern den Betreiber hinzuziehen. Die geführte Einführung erreichen Sie jederzeit über **Hilfe &amp; Einführung**.

# Begriffe, Zugriffsmodell und Quellen

![Bereiche eines Gremiums: Sitzungen und Anträge](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/Oal0lRbgTTXhXIgI-06-gremium.png)

## Die wichtigsten Begriffe

<table id="bkmrk-begriff-bedeutung-in"><thead><tr><th>Begriff</th><th>Bedeutung in Actora</th></tr></thead><tbody><tr><td>Gremium</td><td>Gemeinsamer Arbeitsbereich mit eigener Zugriffsliste, Sitzungen, Anträgen und Layout.</td></tr><tr><td>Sitzung</td><td>Termin mit frei gewähltem Titel, Ort, Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel.</td></tr><tr><td>TOP / Unter-TOP</td><td>Tagesordnungspunkt beziehungsweise dessen Unterpunkt.</td></tr><tr><td>Verlaufsprotokoll</td><td>Aufzeichnung des tatsächlichen Verlaufs zu einem TOP.</td></tr><tr><td>Sprechzettel</td><td>Hinweise und Stichpunkte für die Sitzungsleitung.</td></tr><tr><td>Wiedervorlage</td><td>Dokumentierte Zuordnung eines TOPs zu einer späteren Sitzung; erzeugt dort keinen TOP automatisch.</td></tr><tr><td>Entwurf</td><td>Gespeicherter Bearbeitungsstand; noch keine zusätzliche PDF.</td></tr><tr><td>Druck-PDF</td><td>Ergänzende Briefinhalte für vorhandenes Briefpapier.</td></tr><tr><td>Kontrollansicht</td><td>Briefdarstellung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage.</td></tr><tr><td>DOCX</td><td>Word-Dokument, das das Antragstool erstellt.</td></tr><tr><td>Freigabelink</td><td>Öffentliche Zugangsmöglichkeit für genau die freigegebene Ansicht.</td></tr><tr><td>Nicht indexiert</td><td>Suchmaschinen werden zum Nichtlisten aufgefordert; kein Zugangsschutz.</td></tr><tr><td>Speicherfrist</td><td>Zeitraum bis zum vorgesehenen Entfernen aus der aktiven Ablage.</td></tr></tbody></table>

## Wer darf was?

<table id="bkmrk-zugang-verf%C3%BCgbare-be"><thead><tr><th>Zugang</th><th>Verfügbare Bereiche</th></tr></thead><tbody><tr><td>Angemeldetes Nutzerkonto</td><td>Brief erstellen, eigene PDFs verwalten, eigenes Passwort und persönliche Hilfe.</td></tr><tr><td>Konto mit Gremienfreischaltung</td><td>Gremientool öffnen und Gremien anlegen; fremde Gremien nur mit zusätzlicher Zuordnung.</td></tr><tr><td>Berechtigtes Gremienmitglied</td><td>Gemeinsame Sitzungen, Anträge und Dokumente bearbeiten, herunterladen und im vorgesehenen Rahmen löschen; Gremienlayout ändern.</td></tr><tr><td>Anlegende Person / berechtigte Administration</td><td>Zusätzlich Gremienzugriffe und öffentliche Antragsseite verwalten sowie das gesamte Gremium löschen.</td></tr><tr><td>Administratorkonto</td><td>Zusätzlich Benutzerverwaltung, allgemeine Einstellungen, Updates und Sicherheitsprotokoll; keine automatische Freigabe sämtlicher Gremien.</td></tr><tr><td>Person mit öffentlichem Tagesordnungslink</td><td>Freigegebene Tagesordnung lesen; wenn erlaubt, TOPs bis zum Bearbeitungsschluss ändern.</td></tr><tr><td>Person mit öffentlichem Antragslink</td><td>Antrag einreichen und die eigene erzeugte Word-Datei innerhalb der Frist einmal herunterladen.</td></tr></tbody></table>

## Dokumentationsstand und Quellen

Diese Anleitung wurde gegen die Oberfläche und Bedienlogik von **Actora 1.5.2** erstellt. Alle Bilder stammen aus einer isolierten Testinstallation mit Beispieldaten. Wenn eine spätere Version Bedienelemente oder Abläufe verändert, muss die Anleitung angepasst werden.

- Lateinischer Namensbezug: [Lewis &amp; Short, „ago“ mit „acta“](https://atlas.perseus.tufts.edu/dictionaries/entry/urn:cite2:scaife-viewer:dictionary-entries.atlas_v1:lat.ls.perseus-eng2-n1605/).
- SharePoint-Einbettung: [Microsoft, Embed-Webpart](https://support.microsoft.com/en-us/sharepoint/sites-pages/add-content-to-your-page-using-the-embed-web-part).
- SharePoint-Domainfreigabe: [Microsoft, HTML-Feldsicherheit](https://support.microsoft.com/de-de/sharepoint/sites-pages/allow-or-restrict-the-ability-to-embed-content-on-sharepoint-pages).
- BookStack-Import: [BookStack, Exporting &amp; Importing Content](https://www.bookstackapp.com/docs/user/export-import/).
- Aufbau des Importpakets: [BookStack, Portable ZIP File Format](https://github.com/BookStackApp/BookStack/blob/development/dev/docs/portable-zip-file-format.md).

Die Anleitung erläutert die Bedienung. Die tatsächlichen Betreiberangaben, organisatorischen Vorgaben, Hostingbedingungen und Aufbewahrungspflichten werden dadurch nicht ersetzt.