# Absender, Drucklayout, Seitenfuß und Speicherfristen einstellen

**Für:** Administration · **Bereich:** Administration → Vorlage & Datenschutz.

![Allgemeine Absender- und Druckeinstellungen](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/SWaYX6FVbVvzYcOA-24-administration-vorlage.png)

## Absender und Druckposition voreinstellen

1. Öffnen Sie **Vorlage & Datenschutz**.
2. Ergänzen Sie Organisation, Funktion, Name, Adresse, Ort und die optionale Rücksendezeile.
3. Klicken Sie auf **Einstellungen speichern**.
4. Erstellen Sie einen Testbrief und drucken Sie die Druck-PDF auf Originalbriefpapier mit A4 und 100 %.
5. Bei einheitlicher Verschiebung korrigieren Sie den **horizontalen** oder **vertikalen Druckversatz**.
6. Wiederholen Sie den Testausdruck.

Positive horizontale Werte verschieben nach rechts, negative nach links. Positive vertikale Werte verschieben nach unten, negative nach oben. Der zulässige Bereich ist jeweils ±5 mm. Nutzer können den Absender für einzelne Briefe weiterhin ändern.

## Speicherfristen und Betreiberangaben pflegen

![Speicherfrist und Datenschutzangaben in der Administration](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/jEVUW8chmO2mYILq-25-administration-datenschutz.png)

1. Legen Sie die **Aufbewahrung neuer PDFs (Tage)** fest. Der voreingestellte Wert ist 90 Tage; die Maske erlaubt 1–3.650 Tage.
2. Ergänzen Sie den tatsächlichen **Verantwortlichen und die Anschrift**, den **Datenschutzkontakt** und die weiteren Angaben zur Verarbeitung.
3. Speichern Sie die Einstellungen.
4. Prüfen Sie anschließend die Seite **Datenschutz** aus der Nutzersicht und die Hinweise der öffentlichen Seiten.

Neue Briefe, Sitzungen und Anträge erhalten die eingestellte Frist. Bereits gespeicherte Einträge behalten ihre Frist. Bearbeitung verlängert sie nicht; die Bereinigung erfolgt beim nächsten Programmaufruf. Benötigte Unterlagen müssen rechtzeitig außerhalb von Actora aufbewahrt werden.

Die Texte müssen zur tatsächlichen Nutzung Ihrer Installation passen. Das Ausfüllen der Felder allein bescheinigt keine datenschutzrechtliche Konformität.

## Allgemeines Seitenfuß-Logo

Im Bereich **Logo im Seitenfuß** können Sie ein allgemeines PNG-/JPEG-Logo hochladen, die Ausgabe aktivieren sowie Größe und Ausrichtung festlegen. Prüfen Sie die angezeigten Datei- und Pixelgrenzen. Wählen Sie ausdrücklich, ob es für Gremien, Briefe oder beide ausgegeben werden soll. Klicken Sie auf **Seitenfuß speichern** und erzeugen Sie eine neue PDF.

Die allgemeine Logo-Breite ist von 15 bis 60 mm einstellbar; die maximale Höhe beträgt 10 mm. Für Briefe auf vorgedrucktem Papier aktivieren Sie die Ausgabe nur, wenn dort noch kein Seitenfuß-Logo vorhanden ist.

Ein Gremium kann dieses Logo übernehmen, ein eigenes verwenden oder auf die Ausgabe verzichten. Seine Einstellungen finden Sie unter **Logo & Seitenfuß** (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Logo und Seitenfuß je Gremium anpassen“). Alte PDFs ändern sich durch eine neue Voreinstellung nicht.