# Begriffe, Zugriffsmodell und Quellen

![Bereiche eines Gremiums: Sitzungen und Anträge](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/Oal0lRbgTTXhXIgI-06-gremium.png)

## Die wichtigsten Begriffe

<table id="bkmrk-begriff-bedeutung-in"><thead><tr><th>Begriff</th><th>Bedeutung in Actora</th></tr></thead><tbody><tr><td>Gremium</td><td>Gemeinsamer Arbeitsbereich mit eigener Zugriffsliste, Sitzungen, Anträgen und Layout.</td></tr><tr><td>Sitzung</td><td>Termin mit frei gewähltem Titel, Ort, Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel.</td></tr><tr><td>TOP / Unter-TOP</td><td>Tagesordnungspunkt beziehungsweise dessen Unterpunkt.</td></tr><tr><td>Verlaufsprotokoll</td><td>Aufzeichnung des tatsächlichen Verlaufs zu einem TOP.</td></tr><tr><td>Sprechzettel</td><td>Hinweise und Stichpunkte für die Sitzungsleitung.</td></tr><tr><td>Wiedervorlage</td><td>Dokumentierte Zuordnung eines TOPs zu einer späteren Sitzung; erzeugt dort keinen TOP automatisch.</td></tr><tr><td>Entwurf</td><td>Gespeicherter Bearbeitungsstand; noch keine zusätzliche PDF.</td></tr><tr><td>Druck-PDF</td><td>Ergänzende Briefinhalte für vorhandenes Briefpapier.</td></tr><tr><td>Kontrollansicht</td><td>Briefdarstellung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage.</td></tr><tr><td>DOCX</td><td>Word-Dokument, das das Antragstool erstellt.</td></tr><tr><td>Freigabelink</td><td>Öffentliche Zugangsmöglichkeit für genau die freigegebene Ansicht.</td></tr><tr><td>Nicht indexiert</td><td>Suchmaschinen werden zum Nichtlisten aufgefordert; kein Zugangsschutz.</td></tr><tr><td>Speicherfrist</td><td>Zeitraum bis zum vorgesehenen Entfernen aus der aktiven Ablage.</td></tr></tbody></table>

## Wer darf was?

<table id="bkmrk-zugang-verf%C3%BCgbare-be"><thead><tr><th>Zugang</th><th>Verfügbare Bereiche</th></tr></thead><tbody><tr><td>Angemeldetes Nutzerkonto</td><td>Brief erstellen, eigene PDFs verwalten, eigenes Passwort und persönliche Hilfe.</td></tr><tr><td>Konto mit Gremienfreischaltung</td><td>Gremientool öffnen und Gremien anlegen; fremde Gremien nur mit zusätzlicher Zuordnung.</td></tr><tr><td>Berechtigtes Gremienmitglied</td><td>Gemeinsame Sitzungen, Anträge und Dokumente bearbeiten, herunterladen und im vorgesehenen Rahmen löschen; Gremienlayout ändern.</td></tr><tr><td>Anlegende Person / berechtigte Administration</td><td>Zusätzlich Gremienzugriffe und öffentliche Antragsseite verwalten sowie das gesamte Gremium löschen.</td></tr><tr><td>Administratorkonto</td><td>Zusätzlich Benutzerverwaltung, allgemeine Einstellungen, Updates und Sicherheitsprotokoll; keine automatische Freigabe sämtlicher Gremien.</td></tr><tr><td>Person mit öffentlichem Tagesordnungslink</td><td>Freigegebene Tagesordnung lesen; wenn erlaubt, TOPs bis zum Bearbeitungsschluss ändern.</td></tr><tr><td>Person mit öffentlichem Antragslink</td><td>Antrag einreichen und die eigene erzeugte Word-Datei innerhalb der Frist einmal herunterladen.</td></tr></tbody></table>

## Dokumentationsstand und Quellen

Diese Anleitung wurde gegen die Oberfläche und Bedienlogik von **Actora 1.5.2** erstellt. Alle Bilder stammen aus einer isolierten Testinstallation mit Beispieldaten. Wenn eine spätere Version Bedienelemente oder Abläufe verändert, muss die Anleitung angepasst werden.

- Lateinischer Namensbezug: [Lewis &amp; Short, „ago“ mit „acta“](https://atlas.perseus.tufts.edu/dictionaries/entry/urn:cite2:scaife-viewer:dictionary-entries.atlas_v1:lat.ls.perseus-eng2-n1605/).
- SharePoint-Einbettung: [Microsoft, Embed-Webpart](https://support.microsoft.com/en-us/sharepoint/sites-pages/add-content-to-your-page-using-the-embed-web-part).
- SharePoint-Domainfreigabe: [Microsoft, HTML-Feldsicherheit](https://support.microsoft.com/de-de/sharepoint/sites-pages/allow-or-restrict-the-ability-to-embed-content-on-sharepoint-pages).
- BookStack-Import: [BookStack, Exporting &amp; Importing Content](https://www.bookstackapp.com/docs/user/export-import/).
- Aufbau des Importpakets: [BookStack, Portable ZIP File Format](https://github.com/BookStackApp/BookStack/blob/development/dev/docs/portable-zip-file-format.md).

Die Anleitung erläutert die Bedienung. Die tatsächlichen Betreiberangaben, organisatorischen Vorgaben, Hostingbedingungen und Aufbewahrungspflichten werden dadurch nicht ersetzt.