# Eigene PDFs finden, herunterladen, übernehmen und löschen

**Ziel:** Ihre persönlichen Briefe verwalten.

![Persönliches PDF-Archiv mit Dokumentaktionen](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/y8203RKU6q3qdSGx-04-pdf-archiv.png)

## Einen Brief finden und herunterladen

1. Öffnen Sie links **Meine PDFs**.
2. Suchen Sie bei Bedarf nach **Betreff oder Empfänger**.
3. Prüfen Sie die Angaben zum Dokument, die Seitenzahl und das Erstellungsdatum.
4. Klicken Sie auf **Herunterladen** für die Druck-PDF oder auf **Kontrollansicht** zur Layoutprüfung.
5. Beachten Sie das angezeigte **Löschdatum**.

## Einen vorhandenen Brief als Ausgangspunkt nutzen

1. Wählen Sie beim gewünschten Dokument **Übernehmen**.
2. Die gespeicherten Angaben werden in das Briefformular geladen.
3. Passen Sie insbesondere Empfänger, Datum, Betreff und Inhalt an.
4. Klicken Sie auf **Druck-PDF erstellen**, um einen neuen Brief abzulegen.

Die ursprüngliche PDF bleibt unverändert. „Übernehmen“ ersetzt sie nicht.

## Eine PDF löschen

1. Klicken Sie beim betreffenden Brief auf **Löschen**.
2. Prüfen Sie die Bestätigung **PDF löschen?**.
3. Wählen Sie **Jetzt löschen** oder **Abbrechen**.

Das Löschen entfernt die PDF und die zugehörigen gespeicherten Briefdaten aus Ihrem Archiv. Actora bietet hierfür keinen Papierkorb. Laden Sie benötigte Unterlagen vorher herunter.

Das Briefarchiv ist persönlich. Andere Gremienmitglieder erhalten dadurch keinen Zugriff auf Ihre Briefe. Gemeinsame Sitzungs-PDFs liegen im **PDF-Archiv der Sitzung** (siehe Kapitel „Gremien und Sitzungen“, Seite „Gemeinsam speichern und Sitzungs-PDFs verwalten“).