# Ein Protokoll mit Anwesenheit und Abstimmungen erstellen

**Voraussetzung:** Die Sitzung und ihre Tagesordnung wurden bereits gespeichert.

![Protokoll mit Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/ObkRzBX6dwrCnMnL-09-protokoll.png)

## Kopf und Verlauf erfassen

1. Öffnen Sie die Sitzung unter **Gremien → Ihr Gremium → Sitzungen**.
2. Wählen Sie den Reiter **Protokoll**.
3. Ergänzen Sie **Anwesend**, **Entschuldigt** und bei Bedarf **Abwesend**.
4. Tragen Sie **Sitzungsleitung** und **Protokollführung** ein.
5. Schreiben Sie zu jedem Haupt- und Unter-TOP das **Verlaufsprotokoll** in das zugehörige Textfeld.

Die Kopftabelle der PDF enthält Sitzungstitel, Termin, Ort, Anwesenheit, Sitzungsleitung und Protokollführung. Die Schriftart und die Schriftgröße der Texte bleiben vorgegeben.

## Eine Entscheidung dokumentieren

![TOP-Verlauf mit Abstimmungszahlen und Entscheidung](https://hilfe.zachrau-kommunikation.de/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/L5bzcmUXch8Ru461-protokoll-top-und-abstimmung.png)

Bei TOPs mit **ggf. Abstimmung** wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

<table id="bkmrk-auswahl-ihr-n%C3%A4chster"><thead><tr><th>Auswahl</th><th>Ihr nächster Schritt</th></tr></thead><tbody><tr><td>Abstimmung</td><td>Ganze Zahlen für **Ja**, **Nein** und **Enthaltung** eintragen. Anschließend **Antrag angenommen** oder **Antrag abgelehnt** auswählen.</td></tr><tr><td>keine Abstimmung</td><td>Wählen, wenn zu diesem TOP tatsächlich keine Abstimmung stattfand.</td></tr><tr><td>Wiedervorlage</td><td>Unter **Wiedervorlage in Sitzung** eine spätere Sitzung desselben Gremiums auswählen.</td></tr></tbody></table>

Beispiel: 5 Ja, 2 Nein und 1 Enthaltung ergeben **ERGEBNIS: 5/2/1**. Die PDF hebt die Abstimmung unter dem Verlauf tabellarisch hervor. Die Entscheidung „angenommen“ oder „abgelehnt“ tragen Sie ausdrücklich ein; Actora entscheidet sie nicht für Sie.

Für eine Wiedervorlage muss die spätere Sitzung bereits angelegt sein. Die Zuordnung erscheint im Protokoll. Sie erzeugt **keinen neuen TOP automatisch** in der Folgesitzung.

## Speichern und PDF erstellen

1. Prüfen Sie Anwesenheit, alle Texte und Entscheidungen.
2. Wählen Sie **Entwurf speichern** oder **Speichern &amp; PDF erstellen**.
3. Öffnen Sie bei PDF-Erstellung das **PDF-Archiv** der Sitzung.
4. Prüfen Sie die fertige Datei mit der Überschrift **PROTOKOLL**.