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Eine Sitzung und ihre Tagesordnung anlegen

Ziel: Sitzungstitel, Termin, Ort sowie Haupt- und Untertagesordnungspunkte erfassen.

Gremium mit den Bereichen Sitzungen und Anträge

Die Sitzung anlegen

  1. Öffnen Sie Gremien und wählen Sie das Gremium.
  2. Öffnen Sie Sitzungen.
  3. Klicken Sie auf Sitzung anlegen.
  4. Geben Sie einen frei gewählten Titel dieser Sitzung ein. Er muss nicht dem Gremiennamen entsprechen.
  5. Ergänzen Sie Datum und Uhrzeit sowie Sitzungsort / Format.

Sitzungsdaten und Beginn der Tagesordnung

Titel, Termin und Ort stehen im Kopf der Tagesordnung, des Protokolls und des Sprechzettels. Später ändern Sie diese Angaben über Titel & Sitzungsdaten ändern.

Tagesordnungspunkte erfassen

TOP-Formular mit Zuordnung, Art und Abstimmungskennzeichnung

  1. Geben Sie jedem Punkt einen Titel.
  2. Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zum TOP / Termin und einen Link zum TOP.
  3. Mit TOP hinzufügen ergänzen Sie weitere Punkte. Die Pfeile ändern die Reihenfolge.
  4. Für einen Unterpunkt wählen Sie unter Zuordnung den passenden Haupt-TOP. Es gibt eine Unterebene.
  5. Aktivieren Sie ggf. Abstimmung, wenn im Protokoll die Entscheidungsfelder angeboten werden sollen.
  6. Für eine Veranstaltung wählen Sie als Art den Eintrag Termin und ergänzen Terminbeginn und Terminort.

Actora nummeriert Hauptpunkte automatisch als 1, 2, 3 und Unterpunkte beispielsweise als 2.1. Unterpunkte werden beim Speichern dem Hauptpunkt zugeordnet. Termine erhalten in der PDF einen eigenen hervorgehobenen Block.

Speichern

  1. Wählen Sie Entwurf speichern, um die gemeinsame Tagesordnung abzulegen.
  2. Wählen Sie Speichern & PDF erstellen, wenn zusätzlich eine Tagesordnungs-PDF benötigt wird.
  3. Die erzeugte Datei liegt im PDF-Archiv dieser Sitzung.

Wenn Sie einen TOP mit vorhandenen Protokoll- oder Sprechzetteldaten entfernen, verlangt Actora eine ausdrückliche Bestätigung. Prüfen Sie diese, bevor Sie die zugehörigen Aufzeichnungen entfernen.

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