Begriffe, Zugriffsmodell und Quellen
Die wichtigsten Begriffe
| Begriff | Bedeutung in Actora |
|---|---|
| Gremium | Gemeinsamer Arbeitsbereich mit eigener Zugriffsliste, Sitzungen, Anträgen und Layout. |
| Sitzung | Termin mit frei gewähltem Titel, Ort, Tagesordnung, Protokoll und Sprechzettel. |
| TOP / Unter-TOP | Tagesordnungspunkt beziehungsweise dessen Unterpunkt. |
| Verlaufsprotokoll | Aufzeichnung des tatsächlichen Verlaufs zu einem TOP. |
| Sprechzettel | Hinweise und Stichpunkte für die Sitzungsleitung. |
| Wiedervorlage | Dokumentierte Zuordnung eines TOPs zu einer späteren Sitzung; erzeugt dort keinen TOP automatisch. |
| Entwurf | Gespeicherter Bearbeitungsstand; noch keine zusätzliche PDF. |
| Druck-PDF | Ergänzende Briefinhalte für vorhandenes Briefpapier. |
| Kontrollansicht | Briefdarstellung mit eingeblendeter Briefkopfvorlage. |
| DOCX | Word-Dokument, das das Antragstool erstellt. |
| Freigabelink | Öffentliche Zugangsmöglichkeit für genau die freigegebene Ansicht. |
| Nicht indexiert | Suchmaschinen werden zum Nichtlisten aufgefordert; kein Zugangsschutz. |
| Speicherfrist | Zeitraum bis zum vorgesehenen Entfernen aus der aktiven Ablage. |
Wer darf was?
| Zugang | Verfügbare Bereiche |
|---|---|
| Angemeldetes Nutzerkonto | Brief erstellen, eigene PDFs verwalten, eigenes Passwort und persönliche Hilfe. |
| Konto mit Gremienfreischaltung | Gremientool öffnen und Gremien anlegen; fremde Gremien nur mit zusätzlicher Zuordnung. |
| Berechtigtes Gremienmitglied | Gemeinsame Sitzungen, Anträge und Dokumente bearbeiten, herunterladen und im vorgesehenen Rahmen löschen; Gremienlayout ändern. |
| Anlegende Person / berechtigte Administration | Zusätzlich Gremienzugriffe und öffentliche Antragsseite verwalten sowie das gesamte Gremium löschen. |
| Administratorkonto | Zusätzlich Benutzerverwaltung, allgemeine Einstellungen, Updates und Sicherheitsprotokoll; keine automatische Freigabe sämtlicher Gremien. |
| Person mit öffentlichem Tagesordnungslink | Freigegebene Tagesordnung lesen; wenn erlaubt, TOPs bis zum Bearbeitungsschluss ändern. |
| Person mit öffentlichem Antragslink | Antrag einreichen und die eigene erzeugte Word-Datei innerhalb der Frist einmal herunterladen. |
Dokumentationsstand und Quellen
Diese Anleitung wurde gegen die Oberfläche und Bedienlogik von Actora 1.5.2 erstellt. Alle Bilder stammen aus einer isolierten Testinstallation mit Beispieldaten. Wenn eine spätere Version Bedienelemente oder Abläufe verändert, muss die Anleitung angepasst werden.
- Lateinischer Namensbezug: Lewis & Short, „ago“ mit „acta“.
- SharePoint-Einbettung: Microsoft, Embed-Webpart.
- SharePoint-Domainfreigabe: Microsoft, HTML-Feldsicherheit.
- BookStack-Import: BookStack, Exporting & Importing Content.
- Aufbau des Importpakets: BookStack, Portable ZIP File Format.
Die Anleitung erläutert die Bedienung. Die tatsächlichen Betreiberangaben, organisatorischen Vorgaben, Hostingbedingungen und Aufbewahrungspflichten werden dadurch nicht ersetzt.