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Eine Tagesordnung öffentlich freigeben

Ziel: Den gespeicherten Tagesordnungsentwurf veröffentlichen und optional bis zwölf Stunden vor der Sitzung bearbeiten lassen.

Freigabeeinstellungen einer Tagesordnung

Eine Freigabe erstellen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sitzung.
  2. Speichern Sie zuerst die Tagesordnung und prüfen Sie ihren Inhalt.
  3. Wählen Sie SharePoint & Freigabe.
  4. Tragen Sie die HTTPS-Adresse der Anwendung ohne Anfrageparameter ein.
  5. Tragen Sie die SharePoint-Adresse als Tenant-Domain ohne Seitenpfad ein.
  6. Entscheiden Sie, ob Öffentliches Bearbeiten bis zwölf Stunden vor Sitzungsbeginn erlauben aktiviert sein soll.
  7. Lesen und bestätigen Sie die Erklärung zum öffentlichen Zugriff.
  8. Wählen Sie Freigabe erstellen.
  9. Prüfen Sie den öffentlichen Link und den angezeigten Bearbeitungsschluss.

Öffentliche Tagesordnung mit Sitzungstermin, Ort und TOPs

Freigegeben werden Sitzungstitel, Datum, Uhrzeit, Ort und TOPs einschließlich Informationen und Links. Protokolle, Anwesenheit, Abstimmungsergebnisse, Sprechzettel und PDFs werden nicht veröffentlicht. Die Leseansicht prüft alle 30 Sekunden auf Änderungen am gespeicherten Entwurf.

Die Zwölf-Stunden-Regel

Beispiel: Beginnt die Sitzung am 14.10.2026 um 17:00 Uhr, endet die öffentliche Bearbeitung am 14.10.2026 um 05:00 Uhr. Actora verwendet Europe/Berlin und prüft den Schluss auch beim Speichern eines bereits geöffneten Formulars.

Danach bleibt die Tagesordnung lesbar. Berechtigte Gremienmitglieder können sie im internen System weiter bearbeiten. Eine Terminverschiebung öffnet eine bereits geschlossene Freigabe nicht automatisch erneut. Dafür muss ein neuer Link erzeugt werden.

Öffentlich bearbeiten oder widerrufen

Vor Fristende erscheint Tagesordnung bearbeiten. Öffentliche Personen können TOPs ändern, hinzufügen und ordnen und anschließend Tagesordnung speichern wählen. Sitzungstitel, Beginn und Ort ändern ausschließlich interne Nutzer. Punkte mit internen Aufzeichnungen lassen sich unter Umständen nur intern entfernen.

Jede Person mit dem Link kann den Zugang nutzen; SharePoint-Anmeldung ist kein Schutz dieses Links. Mit Öffentliche Freigabe widerrufen beenden Sie den öffentlichen Zugriff. Ein neuer Link sperrt den alten; aktualisieren Sie anschließend auch die Einbettung.

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